Vuoi sapere a cosa serve la firma elettronica? Non c’è dubbio che il tradizionale processo manuale di firma dei documenti può richiedere molto tempo e creare problemi per le aziende. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle aziende ora utilizza le firme elettroniche.
In dettaglio, consente di risparmiare molto tempo e velocizza il processo attraverso un sistema che consente di firmare i documenti elettronicamente. In questo articolo scoprirai che esistono vari tipi di firme elettroniche considerate legalmente vincolanti in un ampio spettro di settori.
Le seguenti informazioni discuteranno i casi d’uso relativi a questo metodo di verifica innovativo e ai suoi vantaggi, nonché i tre tipi comuni di firme elettroniche.
I 10 usi più comuni della firma elettronica
Esploriamo gli usi più comuni della firma elettronica:
1. A cosa serve la firma elettronica nei contratti di vendita?
Quasi tutte le società hanno contratti di vendita. Questi sono documenti che vengono firmati abbastanza frequentemente. Inoltre, anche i contratti di vendita sono fondamentali per le aziende. Il ritardo nella firma di tali accordi può influire sui profitti della tua attività.
È necessario completare il processo più velocemente e in modo più sicuro. È qui che puoi prendere in considerazione l’utilizzo di firme elettroniche. Il contratto di vendita può includere business-to-business, attività residenziali, transazioni immobiliari e altro ancora.
2. Qual è l’uso della firma elettronica negli accordi con i fornitori e i fornitori.
Un’azienda su piccola scala deve spesso affrontare problemi durante la negoziazione con i fornitori. Pertanto, è meglio chiudere l’affare, il prezzo, i termini e le condizioni il prima possibile. Se opti per la firma manuale, potresti dover affrontare un ritardo in questo processo.
Utilizzando le firme elettroniche, con un solo clic, puoi ottenere la firma e finalizzare l’accordo. È abbastanza facile da usare e più veloce dei metodi tradizionali. Non devi aspettare il momento per firmare un documento, ma puoi farlo quando vuoi.
3. A cosa serve la firma elettronica nei moduli per i nuovi clienti?
I tuoi clienti vogliono compilare alcuni moduli o altri documenti per fare affari con te? In tal caso, puoi usufruire dell’utilizzo delle firme elettroniche. Non c’è bisogno di passare attraverso il lungo processo di stampa e firma dei documenti. Inoltre, utilizzando le firme elettroniche, è possibile evitare efficacemente di riscrivere i dati. Inoltre porta a zero errori virtuali.
4. Qual è la firma elettronica per le modifiche agli ordini?
Coloro che gestiscono l’attività incentrata sul progetto; Per loro, i cambiamenti non sono comuni. Tuttavia, potresti incontrare una sorpresa nel bel mezzo del progetto se il tuo cliente cambia idea. Aumenta o diminuisci anche i tuoi ordini. In una tale condizione si riesce a far fronte agli imprevisti nei progetti tramite firme elettroniche.
L’uso delle firme elettroniche impedirà in modo significativo tali casi. Perché puoi approvare rapidamente la modifica degli ordini con le firme. Inoltre, puoi facilmente conservare tutti i tuoi documenti nel cloud e rivederli ogni volta che vuoi.
5. A cosa serve la firma elettronica nelle approvazioni dei clienti?
Ottenere l’approvazione finale prima di iniziare il processo di produzione o produzione è abbastanza essenziale per l’azienda che si occupa di prodotti e servizi personalizzati. Quando si tratta di ottenere le approvazioni, è possibile utilizzare le firme elettroniche per accelerare il processo.
Inoltre, ti darà un sacco di tempo per concentrarti sull’ordine, invece di sprecare il tuo tempo per ottenere le approvazioni. Non c’è bisogno di visitare i clienti e ottenere i loro poster sui documenti di approvazione.
6. A cosa serve la firma elettronica quando si incorporano i dipendenti?
Il processo di assunzione di un nuovo dipendente richiede molte scartoffie. Ad esempio, moduli di contratto, vantaggi dell’iscrizione, versamento automatico dello stipendio e altro ancora. Se firmi tutti quei documenti manualmente, può volerci molto tempo.
Tuttavia, puoi risparmiare tempo utilizzando le firme elettroniche. Basta fare clic sul pulsante e hai finito con il lavoro di firma.
7. Qual è l’uso della firma elettronica nelle licenze di proprietà intellettuale e in altri accordi legali.
Per legge, i documenti legali devono contenere firme valide delle parti coinvolte. In caso contrario, il materiale non sarà considerato accurato. Quindi qui puoi considerare l’uso delle firme elettroniche.
Il motivo è che la maggior parte delle firme elettroniche è soggetta a norme e regolamenti, che sono accettati dal tribunale. Sono perfetti per firmare documenti legali. Tutto quello che devi fare è assicurarti che il software di firma elettronica sia approvato dall’autorità locale.
8. A cosa serve la firma elettronica negli accordi di riservatezza.
In generale, gli accordi di riservatezza offrono una maggiore sicurezza. Inoltre, ti consente di condurre la tua attività liberamente. Quando si tratta di firmare un accordo di questo tipo, la firma manuale può essere scomoda.
Inoltre, la firma manuale non è sicura e possono essere utilizzati per diversi tipi di attività criminali. Il modo più sicuro per firmare l’accordo di riservatezza è utilizzare le firme elettroniche. Con questo, puoi firmare i documenti tramite il tuo telefono cellulare e gestire così l’intero processo con sicurezza.
9. A cosa serve la firma elettronica negli accordi di distribuzione?
Se intrattieni affari con distributori, rivenditori e altri canali simili, puoi godere di una migliore compagnia grazie all’uso delle firme elettroniche. Quando ci sono molti partner coinvolti nell’ottenimento delle firme e nella gestione degli accordi, può creare molta confusione.
Ma con la firma elettronica, ora è abbastanza facile gestire un compito del genere. Puoi ottenere firme e gestire documenti tramite servizi cloud.
10. Qual è l’uso della firma elettronica nel consenso dei genitori e nella verifica dell’età.
Indipendentemente dalle tue esigenze, sia che tu voglia verificare l’età del tuo dipendente o lavoratore con figli, puoi utilizzare la firma elettronica. Inoltre, può essere integrato con il tuo ID per semplificare il processo di verifica.
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Vantaggi delle firme elettroniche
Dopo aver preso seriamente in considerazione lo scopo della firma elettronica, è necessario comprenderne i vantaggi e i vantaggi. Esaminiamo alcuni dei più importanti:
1. Semplice e intuitivo
Il più grande vantaggio delle firme elettroniche è che sono semplici e facili da usare. Esistono diverse soluzioni online, ma useremo eversign come esempio. Con il loro sistema, carichi un documento, dichiari firmatari e destinatari e fornisci un collegamento sicuro al destinatario.
Il destinatario firma il documento e il processo è completo. È facile! Se è possibile aprire un collegamento e fare clic su un pulsante, è possibile utilizzare le firme elettroniche.
2. Alto livello di sicurezza
Che tu ci creda o no, le firme elettroniche sono più sicure dei tradizionali documenti cartacei. Non solo contengono una firma, ma contengono anche informazioni tracciabili su chi ha firmato il documento, quando lo ha firmato e dove lo ha firmato. Questo è molto più forte e più eseguibile di una transazione cartacea media.
3. Comodo
Operiamo in un mondo degli affari geograficamente disperso. Oggi, anche le piccole imprese locali trattano con diversi fornitori, clienti e partner in varie città, stati e paesi. Le firme elettroniche consentono l’autenticazione remota, il che la rende una soluzione molto più conveniente rispetto all’alternativa della posta e / o della stampa e della scansione.
4. Cambio più veloce
La comodità delle firme elettroniche significa che i tempi di consegna sono molto più rapidi. Invece di inviare un documento a una parte, farlo stampare, firmare e scansionare, inviarlo alla parte successiva e ripetere il processo in futuro, tutti possono disconnettersi in pochi secondi. Questo turnaround più rapido offre alla tua azienda una maggiore versatilità in situazioni urgenti.
5. Costo inferiore
Infine, le firme elettroniche sono più redditizie del metodo tradizionale con carta e penna. Non solo risparmierai sulla carta, ma risparmierai anche su spese di spedizione, forniture e tempo (cosa sono i soldi). Nel corso degli anni, ogni piccola cosa si somma.
Tipi di firme elettroniche
Gli organi legislativi hanno suddiviso i tipi di firma elettronica in 3 categorie fondamentali. Ad esempio, il regolamento eIDAS dell’Unione Europea, sviluppato nel 2014 e promulgato nel 2016, definisce queste 3 categorie come:
- Firme elettroniche semplici (o di base)
- Firme elettroniche avanzate
- Firme elettroniche qualificate
Differenze chiave tra questi tipi di firme elettroniche:
Con le informazioni che ti forniremo di seguito, sarai in grado di identificare facilmente ciascuna delle firme elettroniche.
Firma elettronica semplice:
Sono il tipo più completo di firma elettronica. Sono definiti come “dati in formato elettronico allegati o associati logicamente ad altri dati in formato elettronico e che il firmatario utilizza per firmare”. In molti casi, le firme elettroniche semplici sono considerate legalmente vincolanti. Tuttavia, per alcuni documenti devono essere soddisfatti requisiti più elevati.
Firma elettronica avanzata:
Sono aziende che hanno un “sigillo elettronico” allegato. In altre parole, vengono trasmessi tramite a “servizio di consegna elettronica registrato” in grado di fornire prove sul trattamento dei dati trasmessi. Queste aziende sono generalmente certificate da un’autorità di certificazione (o CA) indipendente.
Firma elettronica qualificata:
Sono firme elettroniche avanzate che soddisfano requisiti aggiuntivi. Ad esempio, le firme elettroniche qualificate devono avere un certificato basato su chiavi pubbliche emesse su una scheda crittografica (o dispositivo equivalente) con un doppio fattore di autenticazione. Ci deve essere anche un file ID prima del firmatario da un ente controllato.
Nota:
In poche parole, i 3 tipi di firme elettroniche possono essere classificati in base al livello di sicurezza: la firma elettronica semplice è la meno sicura delle tre e la firma elettronica qualificata è la più sicura.
Conclusione
Che tu sia una piccola o grande azienda, per godere del massimo dei profitti, devi utilizzare ogni secondo. Se perdi tempo occupandoti delle firme e della gestione dei documenti, può danneggiare la tua azienda. Pertanto, per evitare tutte queste condizioni, è necessario utilizzare sempre le firme elettroniche quando si tratta di firmare vari documenti aziendali.
La discussione precedente ha evidenziato i vantaggi e gli usi delle firme elettroniche. Inoltre, hai imparato a cosa serve la firma elettronica nelle piccole imprese. Indipendentemente dal tipo di documentazione in cui sei coinvolto, puoi risparmiare tempo e denaro utilizzando le firme elettroniche.
Pertanto, adotta subito la firma elettronica e preparati a testimoniare una migliore crescita della tua attività. Dimentica la firma manuale con le firme elettroniche!
