Quer saber para que serve a assinatura eletrônica? Não há dúvida de que o processo manual tradicional de assinatura de documentos pode ser demorado e incômodo para as empresas. É por isso que a maioria das empresas agora usa assinaturas eletrônicas.
No detalhe, economiza muito tempo e agiliza o processo por meio de um sistema que permite a assinatura eletrônica de documentos. Aqui neste artigo, você descobrirá que existem vários tipos de assinaturas eletrônicas consideradas juridicamente vinculativas em um amplo espectro de setores.
As informações a seguir discutirão os casos de uso relacionados a esse método de verificação inovador e seus benefícios, bem como os três tipos comuns de assinaturas eletrônicas.
Os 10 usos mais comuns da assinatura eletrônica
Vamos explorar os usos mais comuns da assinatura eletrônica:
1. Para que serve a assinatura eletrônica nos contratos de venda?
Quase todas as empresas possuem contratos de vendas. São documentos assinados com bastante frequência. Além disso, os contratos de vendas também são cruciais para as empresas. O atraso na assinatura de tais acordos pode afetar os lucros do seu negócio.
Você deve concluir o processo com mais rapidez e segurança. É aqui que você pode considerar o uso de assinaturas eletrônicas. O contrato de vendas pode incluir business-to-business, residencial, transações imobiliárias e muito mais.
2. Qual é o uso de assinatura eletrônica em contratos com fornecedores e fornecedores.
Uma empresa de pequena escala muitas vezes enfrenta problemas ao negociar com fornecedores. Portanto, é melhor fechar o negócio, preço, termos e condições o mais rápido possível. Se você optar pela assinatura manual, poderá enfrentar um atraso neste processo.
Utilizando a assinatura eletrônica, com apenas um clique, você consegue a assinatura e finaliza o contrato. É muito fácil de usar e mais rápido do que os métodos tradicionais. Você não precisa esperar o momento de assinar um documento, mas pode fazê-lo quando quiser.
3. Para que serve a assinatura eletrônica em novos formulários de cliente?
Seus clientes desejam preencher alguns formulários ou outros documentos para fazer negócios com você? Nesse caso, você pode aproveitar as vantagens do uso de assinaturas eletrônicas. Não há necessidade de passar pelo longo processo de impressão e assinatura dos documentos. Além disso, usando assinaturas eletrônicas, você pode evitar efetivamente a reescrita dos dados. Também leva a zero erros virtuais.
4. Qual é a assinatura eletrônica para alterações de pedidos?
Aqueles que dirigem o negócio focado em projetos; Para eles, as mudanças não são comuns. No entanto, você pode se deparar com uma surpresa no meio do projeto se seu cliente mudar de ideia. Também aumente ou diminua seus pedidos. Nessa condição, você pode enfrentar imprevistos nos projetos por meio de assinaturas eletrônicas.
O uso de assinaturas eletrônicas evitará significativamente tais casos. Porque você pode aprovar a mudança nos pedidos com as assinaturas rapidamente. Além disso, você pode facilmente manter todos os seus documentos na nuvem e revisá-los sempre que desejar.
5. Para que serve a assinatura eletrônica nas aprovações do cliente?
Obter a aprovação final antes de iniciar o processo de fabricação ou produção é essencial para a empresa que lida com produtos e serviços personalizados. Quando se trata de obter aprovações, você pode usar assinaturas eletrônicas para acelerar o processo.
Além disso, você terá muito tempo para se concentrar no pedido, em vez de perder tempo obtendo aprovações. Não há necessidade de visitar clientes e obter seus pôsteres nos documentos de aprovação.
6. Para que serve a assinatura eletrônica na incorporação de funcionários?
O processo de contratação de um novo funcionário envolve muita papelada. Por exemplo, formulários de contrato, benefícios de inscrição, depósito automático em cheque e muito mais. Se você assinar todos esses documentos manualmente, pode demorar muito.
No entanto, você pode economizar tempo usando assinaturas eletrônicas. Basta clicar no botão e você concluiu o trabalho de assinatura.
7. Qual é o uso da assinatura eletrônica em licenças de propriedade intelectual e outros acordos legais.
Por lei, os documentos legais devem conter assinaturas válidas das partes envolvidas. Caso contrário, o material não será considerado preciso. Portanto, aqui você pode considerar o uso de assinaturas eletrônicas.
A razão é que a maioria das assinaturas eletrônicas está sujeita a regras e regulamentos, que são aceitos pelo tribunal. Eles são perfeitos para assinar documentos legais. Tudo o que você precisa fazer é certificar-se de que o software de assinatura eletrônica seja aprovado pela autoridade local.
8. Para que serve a assinatura eletrônica em acordos de confidencialidade.
Em geral, os acordos de confidencialidade oferecem maior segurança. Além disso, permite que você conduza seus negócios livremente. Quando se trata de assinar tal acordo, a assinatura manual pode ser inconveniente.
Além disso, a assinatura manual não é segura e eles podem usá-la para diferentes tipos de atividades criminosas. A forma mais segura de assinar o acordo de confidencialidade é usar assinaturas eletrônicas. Com isso, você poderá assinar os documentos pelo seu celular e, assim, conduzir todo o processo com segurança.
9. Para que serve a assinatura eletrônica nos contratos de distribuição?
Se você estiver fazendo negócios com distribuidores, revendedores e outros canais semelhantes, poderá ter uma companhia melhor com o uso de assinaturas eletrônicas. Quando há muitos parceiros envolvidos na obtenção de assinaturas e gerenciamento de contratos, isso pode criar muita confusão.
Mas com a assinatura eletrônica, agora é muito fácil realizar essa tarefa. Você pode obter assinaturas e gerenciar documentos por meio de serviços em nuvem.
10. Qual é o uso da assinatura eletrônica no consentimento dos pais e verificação de idade.
Não importa quais sejam seus requisitos, se você deseja verificar a idade de seu funcionário ou trabalhador com filhos, você pode usar a assinatura eletrônica. Além disso, ele pode ser integrado ao seu ID para simplificar o processo de verificação.
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Benefícios das assinaturas eletrônicas
Depois de considerar seriamente para que serve a assinatura eletrônica, você deverá compreender os benefícios e vantagens. Vamos examinar alguns dos mais notáveis:
1. Simples e intuitivo
O maior benefício das assinaturas eletrônicas é que elas são simples e fáceis de usar. Existem várias soluções online diferentes, mas usaremos o eversign como exemplo. Com o sistema deles, você carrega um documento, declara assinantes e destinatários e entrega um link seguro ao destinatário.
O destinatário assina o documento e o processo é concluído. É facil! Se você pode abrir um link e clicar em um botão, você pode usar assinaturas eletrônicas.
2. Alto nível de segurança
Acredite ou não, as assinaturas eletrônicas são mais seguras do que os documentos tradicionais em papel. Eles não apenas contêm uma assinatura, mas também contêm informações rastreáveis sobre quem assinou o documento, quando o assinou e onde o assinou. Isso é muito mais forte e executável do que uma transação média em papel.
3. Conveniente
Operamos em um mundo de negócios geograficamente disperso. Hoje, até mesmo pequenas empresas locais lidam com diferentes fornecedores, clientes e parceiros em várias cidades, estados e países. As assinaturas eletrônicas permitem autenticação remota, o que a torna uma solução muito mais conveniente do que a alternativa de correio e / ou impressão e digitalização.
4. Mudança mais rápida
A conveniência das assinaturas eletrônicas significa que o tempo de resposta é muito mais rápido. Em vez de enviar um documento para uma parte, imprimi-lo, assiná-lo e digitalizá-lo, enviá-lo para a próxima parte e repetir o processo no futuro, todos podem se desconectar em segundos. Este retorno mais rápido dá ao seu negócio maior versatilidade em situações urgentes.
5. Menor custo
Finalmente, as assinaturas eletrônicas são mais lucrativas do que o método tradicional de caneta e papel. Você não só economizará em papel, mas também em postagem, suprimentos de envio e tempo (o que é dinheiro). Com o passar dos anos, cada pequeno detalhe aumenta.
Tipos de assinaturas eletrônicas
Os órgãos legislativos dividiram os tipos de assinatura eletrônica em 3 categorias básicas. Por exemplo, o regulamento eIDAS da União Europeia, desenvolvido em 2014 e promulgado em 2016, define essas 3 categorias como:
- Assinaturas eletrônicas simples (ou básicas)
- Assinaturas eletrônicas avançadas
- Assinaturas eletrônicas qualificadas
Principais diferenças entre esses tipos de assinaturas eletrônicas:
Com as informações que passaremos a seguir, você poderá identificar facilmente cada uma das assinaturas eletrônicas.
Assinatura eletrônica simples:
Eles são o tipo mais abrangente de assinatura eletrônica. Eles são definidos como “dados em formato eletrônico que são anexados ou associados logicamente a outros dados em formato eletrônico e que o signatário usa para assinar”. Em muitos casos, as assinaturas eletrônicas simples são consideradas juridicamente vinculativas. No entanto, para certos documentos, requisitos mais elevados devem ser atendidos.
Assinatura eletrônica avançada:
São empresas que têm um “selo eletrônico” apegado. Em outras palavras, eles são transmitidos por meio de um “serviço de entrega eletrônica registrada” que pode fornecer evidências sobre o tratamento dos dados transmitidos. Essas empresas geralmente são certificadas por uma Autoridade de Certificação independente (ou CA).
Assinatura eletrônica qualificada:
São assinaturas eletrônicas avançadas que atendem a requisitos adicionais. Por exemplo, assinaturas eletrônicas qualificadas devem ter um certificado baseado em chaves públicas emitidas em um cartão criptográfico (ou dispositivo equivalente) com um fator de autenticação duplo. Também deve haver um EU IA antes do signatário por uma entidade auditada.
Observação:
Simplificando, os 3 tipos de assinaturas eletrônicas podem ser classificados de acordo com o nível de segurança: a assinatura eletrônica simples é a menos segura das três, e a assinatura eletrônica qualificada é a mais segura.
Conclusão
Quer seja uma empresa pequena ou grande, para obter o máximo de lucros, deve usar cada segundo. Se você perder tempo lidando com assinaturas e gerenciamento de documentos, isso pode prejudicar seus negócios. Portanto, para evitar todas essas condições, você deve sempre usar assinaturas eletrônicas ao assinar vários documentos relacionados a negócios.
A discussão anterior apontou os benefícios e os usos das assinaturas eletrônicas. Além disso, você aprendeu para que serve a assinatura eletrônica em pequenas empresas. Não importa em que tipo de documentação você está envolvido, você pode economizar tempo e dinheiro usando assinaturas eletrônicas.
Portanto, adote a assinatura eletrônica agora e prepare-se para testemunhar um melhor crescimento do seu negócio. Esqueça a assinatura manual com assinaturas eletrônicas!
