Tu veux savoir à quoi sert la signature électronique? Il ne fait aucun doute que le processus manuel traditionnel de signature de documents peut être long et compliqué pour les entreprises. C’est pourquoi la plupart des entreprises utilisent désormais des signatures électroniques.
Dans le détail, cela fait gagner beaucoup de temps et accélère le processus grâce à un système qui vous permet de signer des documents électroniquement. Ici, dans cet article, vous découvrirez qu’il existe différents types de signatures électroniques considérées comme juridiquement contraignantes dans un large éventail d’industries.
Les informations suivantes aborderont les cas d’utilisation liés à cette méthode de vérification innovante et ses avantages, ainsi que les trois types courants de signatures électroniques.
Les 10 utilisations les plus courantes de la signature électronique
Explorons les utilisations les plus courantes de la signature électronique:
1. À quoi sert la signature électronique dans les contrats de vente?
Presque toutes les entreprises ont des contrats de vente. Ce sont des documents signés assez fréquemment. En outre, les contrats de vente sont également cruciaux pour les entreprises. Le retard dans la signature de tels accords peut affecter les bénéfices de votre entreprise.
Vous devez terminer le processus plus rapidement et de manière plus sûre. C’est là que vous pouvez envisager d’utiliser des signatures électroniques. Le contrat de vente peut inclure des transactions interentreprises, des affaires résidentielles, des transactions immobilières, etc.
2. À quoi sert la signature électronique dans les accords avec les fournisseurs et les fournisseurs.
Une petite entreprise est souvent confrontée à des problèmes lors des négociations avec les fournisseurs. Par conséquent, il est préférable de conclure la transaction, le prix, les conditions générales dès que possible. Si vous optez pour la signature manuelle, vous risquez de subir un retard dans ce processus.
En utilisant des signatures électroniques, en un seul clic, vous pouvez obtenir le signe et finaliser l’accord. Il est assez facile à utiliser et plus rapide que les méthodes traditionnelles. Vous n’avez pas besoin d’attendre le moment pour signer un document, mais vous pouvez le faire quand vous le souhaitez.
3. À quoi sert la signature électronique dans les nouveaux formulaires clients?
Vos clients souhaitent-ils remplir des formulaires ou d’autres documents pour faire affaire avec vous? Si tel est le cas, vous pouvez profiter de l’utilisation de signatures électroniques. Il n’est pas nécessaire de passer par le long processus d’impression des documents et de les signer. En outre, en utilisant des signatures électroniques, vous pouvez efficacement éviter de réécrire les données. Cela conduit également à zéro erreur virtuelle.
4. Quelle est la signature électronique pour les changements de commande?
Ceux qui dirigent l’entreprise axée sur les projets; Pour eux, les changements ne sont pas courants. Cependant, vous risquez de faire face à une surprise au milieu du projet si votre client change d’avis. Augmentez ou diminuez également vos commandes. Dans une telle condition, vous pouvez réussir à faire face à des événements imprévus dans des projets grâce à des signatures électroniques.
L’utilisation de signatures électroniques empêchera de manière significative de tels cas. Parce que vous pouvez approuver rapidement la modification des commandes avec les signatures. De plus, vous pouvez facilement conserver tous vos documents dans le cloud et les consulter quand vous le souhaitez.
5. À quoi sert la signature électronique dans les approbations des clients?
Obtenir l’approbation finale avant de commencer le processus de fabrication ou de production est tout à fait essentiel pour l’entreprise qui s’occupe de produits et services personnalisés. Lorsqu’il s’agit d’obtenir des approbations, vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour accélérer le processus.
De plus, cela vous donnera beaucoup de temps pour vous concentrer sur la commande, plutôt que de perdre votre temps à obtenir des approbations. Pas besoin de visiter les clients et d’obtenir leurs affiches sur les documents d’approbation.
6. À quoi sert la signature électronique lors de l’incorporation d’employés?
Le processus d’embauche d’un nouvel employé implique beaucoup de paperasse. Par exemple, les formulaires de contrat, les avantages d’inscription, le dépôt automatique de chèque de paie, etc. Si vous signez tous ces documents manuellement, cela peut prendre beaucoup de temps.
Cependant, vous pouvez gagner du temps en utilisant des signatures électroniques. Cliquez simplement sur le bouton et vous avez terminé le travail de signature.
7. Quelle est l’utilisation de la signature électronique dans les licences de propriété intellectuelle et autres accords juridiques.
Selon la loi, les documents juridiques doivent contenir les signatures valides des parties concernées. Sinon, le matériel ne sera pas considéré comme exact. Vous pouvez donc envisager ici l’utilisation de signatures électroniques.
La raison en est que la plupart des signatures électroniques sont soumises à des règles et règlements acceptés par le tribunal. Ils sont parfaits pour signer des documents juridiques. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que le logiciel de signature électronique est approuvé par les autorités locales.
8. À quoi sert la signature électronique dans les accords de confidentialité.
En général, les accords de confidentialité vous offrent une plus grande sécurité. De plus, il vous permet de mener vos affaires librement. Lorsqu’il s’agit de signer un tel accord, la signature manuelle peut être gênante.
De plus, la signature manuelle n’est pas sécurisée et ils peuvent l’utiliser pour différents types d’activités criminelles. Le moyen le plus sûr de signer l’accord de confidentialité est d’utiliser des signatures électroniques. Avec cela, vous pouvez signer les documents via votre téléphone mobile et ainsi gérer l’ensemble du processus en toute confiance.
9. À quoi sert la signature électronique dans les accords de distribution?
Si vous faites affaire avec des distributeurs, des revendeurs et d’autres canaux similaires, vous pouvez profiter d’une meilleure compagnie grâce à l’utilisation de signatures électroniques. Lorsque de nombreux partenaires participent à l’obtention de signatures et à la gestion des accords, cela peut créer beaucoup de confusion.
Mais avec la signature électronique, il est désormais assez facile de gérer une telle tâche. Vous pouvez obtenir des signatures et gérer des documents via des services cloud.
10. Quelle est l’utilité de la signature électronique dans le cadre du consentement parental et de la vérification de l’âge.
Quelles que soient vos exigences, que vous souhaitiez vérifier l’âge de votre employé ou travailleur avec enfants, vous pouvez utiliser la signature électronique. De plus, il peut être intégré à votre identifiant pour simplifier le processus de vérification.
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Avantages des signatures électroniques
Une fois que vous avez sérieusement envisagé à quoi sert la signature électronique, vous devez comprendre les avantages et les avantages. Examinons quelques-uns des plus notables:
1. Simple et intuitif
Le principal avantage des signatures électroniques est qu’elles sont simples et faciles à utiliser. Il existe plusieurs solutions en ligne différentes, mais nous utiliserons eversign comme exemple. Avec leur système, vous téléchargez un document, déclarez les signataires et les destinataires et fournissez un lien sécurisé au destinataire.
Le destinataire signe le document et le processus est terminé. C’est facile! Si vous pouvez ouvrir un lien et cliquer sur un bouton, vous pouvez utiliser des signatures électroniques.
2. Haut niveau de sécurité
Croyez-le ou non, les signatures électroniques sont plus sûres que les documents papier traditionnels. Non seulement ils contiennent une signature, mais ils contiennent également des informations traçables sur qui a signé le document, quand ils l’ont signé et où ils l’ont signé. C’est beaucoup plus solide et plus exécutable qu’une transaction papier moyenne.
3. Pratique
Nous opérons dans un monde des affaires dispersé géographiquement. Aujourd’hui, même les petites entreprises locales traitent avec différents fournisseurs, clients et partenaires dans diverses villes, états et pays. Les signatures électroniques vous permettent une authentification à distance, ce qui en fait une solution beaucoup plus pratique que l’alternative du courrier et / ou de l’impression et de la numérisation.
4. Changement plus rapide
La commodité des signatures électroniques signifie que le délai d’exécution est beaucoup plus rapide. Au lieu d’envoyer un document à une partie, de le faire imprimer, de le signer et de le numériser, de l’envoyer à la partie suivante et de répéter le processus à l’avenir, tout le monde peut se déconnecter en quelques secondes. Ce délai d’exécution plus rapide donne à votre entreprise une plus grande polyvalence dans les situations d’urgence.
5. Coût moindre
Enfin, les signatures électroniques sont plus rentables que la méthode traditionnelle du stylo et du papier. Non seulement vous économiserez sur le papier, mais vous économiserez également sur les frais de port, les fournitures d’expédition et le temps (qu’est-ce que l’argent). Au fil des ans, chaque petit détail s’additionne.
Types de signatures électroniques
Les organes législatifs ont divisé les types de signature électronique en 3 catégories de base. Par exemple, le règlement eIDAS de l’Union européenne, développé en 2014 et promulgué en 2016, définit ces 3 catégories comme:
- Signatures électroniques simples (ou basiques)
- Signatures électroniques avancées
- Signatures électroniques qualifiées
Principales différences entre ces types de signatures électroniques:
Avec les informations que nous vous donnerons ci-dessous, vous pourrez facilement identifier chacune des signatures électroniques.
Signature électronique simple:
Il s’agit du type de signature électronique le plus complet. Elles sont définies comme «des données sous forme électronique qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer». Dans de nombreux cas, de simples signatures électroniques sont considérées comme juridiquement contraignantes. Cependant, pour certains documents, des exigences plus élevées doivent être remplies.
Signature électronique avancée:
Ce sont des entreprises qui ont un « cachet électronique » attaché. En d’autres termes, ils sont transmis via un « service de livraison électronique enregistré » qui peuvent vous fournir des preuves sur le traitement des données transmises. Ces entreprises sont généralement certifiées par une autorité de certification indépendante (ou CA).
Signature électronique qualifiée:
Ce sont des signatures électroniques avancées qui répondent à des exigences supplémentaires. Par exemple, les signatures électroniques qualifiées doivent avoir un certificat basé sur des clés publiques émises sur une carte cryptographique (ou appareil équivalent) avec un double facteur d’authentification. Il doit aussi y avoir un identifiant avant le signataire par une entité auditée.
Noter:
En termes simples, les 3 types de signatures électroniques peuvent être classés en fonction du niveau de sécurité: la signature électronique simple est la moins sécurisée des trois et la signature électronique qualifiée est la plus sécurisée.
conclusion
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, pour profiter d’un maximum de profits, vous devez utiliser chaque seconde. Si vous perdez du temps à gérer les signatures et la gestion des documents, cela peut nuire à votre entreprise. Par conséquent, pour éviter toutes ces conditions, vous devez toujours utiliser des signatures électroniques lors de la signature de divers documents liés à l’entreprise.
La discussion précédente a souligné les avantages et les utilisations des signatures électroniques. De plus, vous avez appris à quoi sert la signature électronique dans les petites entreprises. Quel que soit le type de documentation dans lequel vous êtes impliqué, vous pouvez économiser de l’argent et du temps en utilisant les signatures électroniques.
Par conséquent, adoptez la signature électronique dès maintenant et préparez-vous à assister à une meilleure croissance de votre entreprise. Oubliez la signature manuelle avec les signatures électroniques!
