Le courrier électronique est une partie importante de notre travail ou de nos recherches, car nous pouvons l’utiliser pour envoyer et recevoir des informations à différentes personnes dans le monde.
C’est très utile pour envoyer des fichiers et que les destinataires les reçoivent facilement, rapidement et immédiatement. Vous pouvez envoyer n’importe quel format de fichier quelle que soit sa taille.
Pour tout savoir sur comment envoyer une pièce jointe à un e-mail, il faut lire jusqu’à la fin de ce post. En fonction de la plateforme de communication que vous utilisez, nous vous indiquerons également la taille maximale autorisée et où la stocker.
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Que sont les pièces jointes dans un e-mail ?
Lorsque nous envoyons un e-mail et que nous devons fournir des informations à l’expéditeur que nous ne pouvons pas inclure dans l’e-mail lui-même en raison de sa taille ou de son format, nous devons joindre un fichier ou d’autres informations à l’e-mail. C’est ce qu’on appelle une « pièce jointe à un e-mail ».
La procédure pour ajouter une pièce jointe est très simple, bien que dépend de la plateforme communication utilisée, est généralement représenté par une icône de trombone. Cliquez simplement dessus et l’explorateur de fichiers s’ouvrira immédiatement pour sélectionner le fichier souhaité.
Il faut garder à l’esprit qu’il existe différents types de pièces jointes selon qu’elles soient cryptées ou non, les formes les plus courantes sont UUEncode, base64, binhex et quit-printable. Aussi nous pouvons classer ces pièces jointes selon l’endroit où ils sont stockés. Mais nous verrons ce sujet plus tard.
Quels formats puis-je joindre à un e-mail pour le partager ?
Parmi les nombreuses plateformes de messagerie disponibles aujourd’hui, nous pouvons utiliser n’importe laquelle d’entre elles car elles prennent en charge différents formats de fichiers que nous pouvons envoyer au destinataire. Ensuite je connais ils répertorient les extensions les plus courantes :
- SMS: Il s’agit d’un format de fichier Excel, nous pouvons donc soumettre n’importe quelle version d’une feuille de calcul. Aussi xls et xlsx conviennent à ce type d’extension.
- Doc : Nous avons également la possibilité d’envoyer un fichier de Microsoft Word dans lequel nous pouvons ajouter des images et des vidéos. Comme dans le cas d’Excel, nous devrions appeler les versions de traitement de texte docx.
- pdf : Si nous devons envoyer un fichier dont le format de sauvegarde ne permet pas au destinataire de le modifier ou de le visualiser tel que nous l’avons envoyé, nous pouvons utiliser cette extension en argile.
- Zip *: français: Ce type de format est idéal pour envoyer un fichier volumineux ou complet. Pour ce faire, nous devons le compresser avant de l’envoyer à la personne qui recevra notre email. Lorsqu’il atteint l’expéditeur, celui-ci doit le décompresser et l’ouvrir.
- pptx : Nous pouvons également envoyer des fichiers Power Point par courrier électronique. Ce type de pièce jointe que nous envoyons par email nous permet de visualiser la présentation. Comme d’autres formats, nous pouvons également inclure des versions pptx.
- rtf : Cette extension doit être incluse dans les formats texte, avec certaines options fournies par le fabricant Sun Microsystems, Inc.
- ods: Il est également développé par Sun Microsystems et est compatible avec le tableur Microsoft Excel. Il en est de même pour les traitements de texte avec des extensions odt.
- wav, aiff ou au : Un autre type de fichiers que vous pouvez envoyer en pièce jointe à un e-mail sont les fichiers audio, où nous pouvons les trouver.
- avi, mpg, h264, mov, wmv : tout comme les fichiers audio, nous pouvons joindre des fichiers vidéo.
Quel est le poids maximum d’une pièce jointe dans un email et comment envoyer des fichiers plus volumineux et plus lourds ?
Dans le cas de Gmail, vous pouvez joindre des fichiers jusqu’à 25 Mo, mais vous disposerez d’un maximum de 50 Mo. D’autres e-mails, tels que les e-mails Yahoo!, prennent en charge jusqu’à 25 Mo pour l’envoi et la réception.
Hotmail et Outlook ont une capacité plus petite, 10-20 Mo. Mais comment envoyer plus d’informations que ne le permettent ces plateformes ? La réponse est simple, dans ces situations, nous devons placer ce que nous voulons envoyer dans le cloud et envoyer au destinataire de l’e-mail un lien vers notre fichier. Pour envoyer une pièce jointe via Gmail, Suivez ces étapes:
- Sélectionnez Composer.
- Cliquez sur « Joindre un fichier ».
- Cliquez sur Joindre. Un explorateur de fichiers s’ouvrira dans lequel vous devrez sélectionner les documents que vous souhaitez envoyer.
- Ensuite, sélectionnez « Ouvrir« et après quelques secondes, le fichier sera téléchargé avec succès.
Envoyer depuis Android
Si vous souhaitez envoyer un e-mail depuis votre appareil Android, Suivez ces étapes:
- Cliquez sur « Composer ».
- Sélectionnez « Confirmer ».
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer.
Envoyer depuis iOS
Pour les téléphones iOS, suivez les étapes ci-dessous :
- Appuyez sur « Composer ».
- Ensuite, appuyez sur « Joindre ».
- Trouver le fichier que veux-tu envoyer.
Pour les gros fichiers
Toutes ces étapes sont possibles si le fichier est petit. Si nous devons envoyer un document volumineux, nous devons le compresser avec un programme spécial. Dans notre cas, nous choisissons WinZip.
Après avoir téléchargé cette application, procédez comme suit :
- Allez dans « Démarrer » et sélectionnez « Gestionnaire de fichiers ».
- Faites un clic droit et sélectionnez « Envoyer à ».
- Sélectionnez « Accepter ».
Si vous souhaitez le faire directement depuis Windows 10, vous pouvez sélectionner le fichier, trouver l’option « Envoyer vers » et cliquer sur « Dossier compressé (zip) ».
Où sont stockés tous les documents que je joins à mes e-mails et comment puis-je y accéder ?
C’est l’une des situations les plus vulnérables dans nos e-mails importants. Souvent, nous ne savons pas où sont stockés les e-mails et à quel point ils sont sécurisés, car peut être stocké sur un serveur ou directement sur notre ordinateur.
Voici deux des plates-formes de messagerie les plus utilisées et où les e-mails sont stockés dans chacune d’entre elles :
1. Google Gmail
Pièces jointes Gmail sont stockés sur le serveur, seul l’en-tête est téléchargé sur votre appareil mobile ou votre ordinateur.
Cependant, le serveur a une capacité limitée de Go, donc lorsque cette limite est atteinte, Google nous informe de la situation afin que nous puissions enregistrer sur disque ou supprimer les e-mails dont nous n’avons plus besoin. Si nous ne libérons pas d’espace sur le serveur, nous ne pourrons pas recevoir d’emails et les expéditeurs recevront une erreur d’expédition.
Pour supprimer vos e-mails, tu dois aller dans ta boite mail et sélectionnez manuellement un par un ou page par page tous les e-mails que vous souhaitez supprimer.
2. Microsoft Outlook (Hotmail)
Contrairement au cas précédent, dans lequel nous utilisons un compte Outlook, l’e-mail est téléchargé sur notre ordinateur depuis n’importe quelle plateforme avec laquelle nous synchronisons notre courrier. Lors de la configuration du compte, nous avons la possibilité de choisir si nous voulons les enregistrer sur le serveur ou les supprimer également.
Pour réaliser cette option et la supprimer de notre serveur, il faut aller dans l’onglet « Compte », puis dans « Configuration », cliquer sur « Plus de configurations » et dans « Enregistrer dans le serveur de messagerie » sélectionner « Non ».
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