O e-mail é uma parte importante do nosso trabalho ou pesquisa porque podemos usá-lo para enviar e receber informações para diferentes pessoas ao redor do mundo.
É muito útil para enviar arquivos e que os destinatários os recebam de forma fácil, rápida e imediata. Você pode enviar qualquer formato de arquivo, independentemente do seu tamanho.
Para aprender tudo sobre como enviar um anexo de e-mail, é necessário ler até o final deste post. Dependendo da plataforma de comunicação que você utiliza, também indicaremos o tamanho máximo permitido e onde armazená-lo.
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O que são anexos em um e-mail?
Quando enviamos um e-mail e precisamos fornecer informações ao remetente que não podemos incluir no próprio e-mail devido ao seu tamanho ou formato, precisamos anexar um arquivo ou outras informações ao e-mail. Isso é conhecido como “anexo de e-mail”.
O procedimento para adicionar um anexo é muito simples, embora depende da plataforma a comunicação utilizada é geralmente representada por um ícone de clipe de papel. Basta clicar nele e o File Explorer será aberto imediatamente para selecionar o arquivo desejado.
Devemos ter em mente que existem diferentes tipos de anexos dependendo se são criptografados ou não, os formulários mais comuns são UUEncode, base64, binhex e quit-printable. Também podemos classificar esses anexos dependendo de onde eles estão armazenados. Mas veremos esse tópico mais tarde.
Quais formatos posso anexar a uma mensagem de e-mail para compartilhá-la?
Das muitas plataformas de e-mail disponíveis hoje, podemos usar qualquer uma delas porque suportam diferentes formatos de arquivo que podemos enviar ao destinatário. A seguir eu sei eles listam as extensões mais comuns:
- TXT: Este é um formato de arquivo do Excel, portanto podemos enviar qualquer versão de uma planilha. Também xls e xlsx são adequados para este tipo de extensão.
- Doc: Também temos a opção de enviar um arquivo de Microsoft Word em que podemos adicionar imagens e vídeos. Como no caso do Excel, devemos chamar as versões de processamento de texto de docx.
- pdf: Se precisarmos enviar um arquivo cujo formato de backup não permite que o destinatário o modifique ou visualize como o enviamos, podemos usar esta extensão clay.
- fecho eclair: Este tipo de formato é ideal para o envio de um arquivo grande ou completo. Para isso, devemos compactá-lo antes de enviá-lo para a pessoa que receberá nosso e-mail. Quando chega ao remetente, o remetente tem que descompactá-lo e abri-lo.
- pptx: Também podemos enviar arquivos em Power Point por e-mail. Este tipo de anexo que enviamos por email permite-nos visualizar a apresentação. Como outros formatos, também podemos incluir versões pptx.
- rtf: Esta extensão deve ser incluída em formatos de texto, com algumas opções fornecidas pelo fabricante Sun Microsystems, Inc.
- ods: Também é desenvolvido pela Sun Microsystems e é compatível com a planilha do Microsoft Excel. O mesmo é verdadeiro para processadores de texto com extensões odt.
- wav, aiff ou au: Outro tipo de arquivo que você pode enviar como anexo de e-mail são os arquivos de áudio, onde podemos encontrá-los.
- avi, mpg, h264, mov, wmv: assim como os arquivos de áudio, podemos anexar arquivos de filme.
Qual é o peso máximo para um anexo em um e-mail e como enviar arquivos maiores e mais pesados?
No caso do Gmail, você pode anexar arquivos de até 25 MB, mas você terá no máximo 50 MB. Outros e-mails, como e-mails do Yahoo !, suportam até 25 MB para envio e recebimento.
O Hotmail e o Outlook têm uma capacidade menor, 10-20 MB. Mas como podemos enviar mais informações do que essas plataformas permitem? A resposta é simples, nessas situações devemos colocar o que queremos enviar na nuvem e enviar ao destinatário do e-mail um link para o nosso arquivo. Para enviar um anexo via Gmail, Siga esses passos:
- Selecione Compor.
- Clique em “Anexar arquivo”.
- Clique em Anexar. Um explorador de arquivos será aberto no qual você terá que selecionar os documentos que deseja enviar.
- A seguir, selecione “Abrir“e após alguns segundos o arquivo será carregado com sucesso.
Enviar de Android
Se você deseja enviar um e-mail de seu dispositivo Android, Siga esses passos:
- Clique em “Compor”.
- Selecione “Confirmar”.
- Selecione o arquivo que deseja enviar.
Enviar de iOS
Para telefones iOS, siga as etapas abaixo:
- Pressione “Compor”.
- A seguir, pressione “Anexar”.
- Encontre o arquivo o que você quer enviar.
Para arquivos grandes
Todas essas etapas são possíveis se o arquivo for pequeno. Se precisarmos enviar um documento grande, temos que compactá-lo com um programa especial. No nosso caso, escolhemos o WinZip.
Depois de baixar este aplicativo, siga os seguintes passos:
- Vá para “Iniciar” e selecione “Gerenciador de Arquivos”.
- Clique com o botão direito e selecione “Enviar para”.
- Selecione “Aceitar”.
Se quiser fazer isso diretamente do Windows 10, você pode selecionar o arquivo, encontrar a opção “Enviar para” e clicar em “Pasta compactada (zip)”.
Onde estão armazenados todos os documentos que anexo aos meus e-mails e como posso acessá-los?
Esta é uma das situações mais vulneráveis em nossos e-mails importantes. Muitas vezes não sabemos onde os e-mails estão armazenados e quão seguros são, pois pode ser armazenado em um servidor ou diretamente em nosso computador.
Aqui estão duas das plataformas de e-mail mais usadas e onde os e-mails são armazenados em cada uma delas:
1. Google Gmail
Anexos do Gmail são armazenados no servidor, apenas o cabeçalho é baixado para o seu dispositivo móvel ou computador.
Porém, o servidor tem uma capacidade limitada de GB, portanto, quando esse limite for atingido, o Google nos informa da situação para que possamos salvar em disco ou excluir e-mails que não sejam mais necessários. Se não liberarmos espaço no servidor, não poderemos receber e-mails e os remetentes receberão um erro de envio.
Para deletar seus e-mails, você tem que ir para sua caixa de entrada e selecione manualmente um por um ou página por página todos os e-mails que deseja excluir.
2. Microsoft Outlook (Hotmail)
Ao contrário do caso anterior, em que usamos uma conta Outlook, o e-mail é baixado para o nosso computador de qualquer plataforma com o qual sincronizamos nosso e-mail. Durante a configuração da conta, temos a opção de escolher se queremos salvá-los no servidor ou excluí-los dele também.
Para efectuar esta opção e eliminá-la do nosso servidor, devemos ir ao separador “Conta”, a seguir a “Configuração”, clicar em “Mais configurações” e em “Guardar no servidor de correio” selecionar “Não”.
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