La posta elettronica è una parte importante del nostro lavoro o della nostra ricerca perché possiamo usarla per inviare e ricevere informazioni a persone diverse in tutto il mondo.
È molto utile per inviare file e che i destinatari li ricevano facilmente, rapidamente e immediatamente. Puoi inviare qualsiasi formato di file indipendentemente dalle sue dimensioni.
Per imparare tutto su come inviare un allegato di posta elettronica, è necessario leggere fino alla fine di questo post. A seconda della piattaforma di comunicazione che utilizzi, ti indicheremo anche la dimensione massima consentita e dove conservarla.
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Cosa sono gli allegati in un’e-mail?
Quando inviamo un’e-mail e dobbiamo fornire al mittente informazioni che non possiamo includere nell’e-mail stessa a causa della sua dimensione o formato, dobbiamo allegare un file o altre informazioni all’e-mail. Questo è ciò che è noto come “allegato di posta elettronica”.
La procedura per aggiungere un allegato è molto semplice, anche se dipende dalla piattaforma comunicazione utilizzata, è solitamente rappresentata da un’icona a forma di graffetta. Basta fare clic su di esso e File Explorer si aprirà immediatamente per selezionare il file desiderato.
Dobbiamo tenere presente che esistono diversi tipi di allegati a seconda che siano crittografati o meno, le forme più comuni sono UUEncode, base64, binhex e quit-printable. Anche possiamo classificare questi allegati a seconda di dove sono conservati. Ma questo argomento lo vedremo più avanti.
Quali formati posso allegare a un messaggio di posta elettronica per condividerlo?
Delle molte piattaforme di posta elettronica disponibili oggi, possiamo utilizzarne una qualsiasi perché supportano diversi formati di file che possiamo inviare al destinatario. Poi lo so elencano le estensioni più comuni:
- TXT: Questo è un formato di file Excel, quindi possiamo inviare qualsiasi versione di un foglio di calcolo. Anche xls e xlsx sono adatti a questo tipo di estensione.
- Doc: Abbiamo anche la possibilità di inviare un file di Microsoft Word in cui possiamo aggiungere immagini e video. Come nel caso di Excel, dovremmo chiamare le versioni di elaborazione testi docx.
- PDF: Se abbiamo bisogno di inviare un file il cui formato di backup non consente al destinatario di modificarlo o visualizzarlo mentre lo abbiamo inviato, possiamo utilizzare questa estensione di argilla.
- cerniera lampo: Questo tipo di formato è ideale per inviare un file di grandi dimensioni o completo. Per fare ciò, dobbiamo comprimerlo prima di inviarlo alla persona che riceverà la nostra email. Quando raggiunge il mittente, il mittente deve decomprimerlo e aprirlo.
- ppx: Possiamo anche inviare file Power Point da e-mail. Questo tipo di allegato che inviamo via e-mail ci consente di visualizzare la presentazione. Come altri formati, possiamo includere anche versioni pptx.
- rtf: Questa estensione deve essere inclusa nei formati di testo, con alcune opzioni fornite dal produttore Sun Microsystems, Inc.
- probabilità: È anche sviluppato da Sun Microsystems ed è compatibile con il foglio di calcolo di Microsoft Excel. Lo stesso vale per i word processor con estensioni odt.
- wav, aiff o au: Un altro tipo di file che puoi inviare come allegato di posta elettronica sono i file audio, dove possiamo trovarli.
- avi, mpg, h264, mov, wmv: proprio come i file audio, possiamo allegare file di filmati.
Qual è il peso massimo per un allegato in un’e-mail e come inviare file più grandi e pesanti?
Nel caso di Gmail, puoi allegare file fino a 25 MB, ma avrai un massimo di 50 MB. Altre e-mail, come le e-mail di Yahoo!, supportano fino a 25 MB per l’invio e la ricezione.
Hotmail e Outlook hanno una capacità inferiore, 10-20 MB. Ma come possiamo inviare più informazioni di quelle consentite da queste piattaforme? La risposta è semplice, in queste situazioni dobbiamo posizionare ciò che vogliamo inviare nel cloud e inviare al destinatario dell’e-mail un collegamento al nostro file. Per inviare un allegato tramite Gmail, Segui questi passi:
- Seleziona Componi.
- Clicca su “Allega file”.
- Fare clic su Allega. Si aprirà un file explorer in cui dovrai selezionare i documenti che vuoi inviare.
- Poi, seleziona “Apri“e dopo pochi secondi il file verrà caricato con successo.
Invia da Android
Se vuoi inviare un’email dal tuo dispositivo Android, Segui questi passi:
- Fare clic su “Componi”.
- Seleziona “Conferma”.
- Seleziona il file che vuoi inviare.
Invia da iOS
Per i telefoni iOS, procedi nel seguente modo:
- Premi “Componi”.
- Poi, premere “Allega”.
- Trova il file cosa vuoi inviare
Per file di grandi dimensioni
Tutti questi passaggi sono possibili se il file è piccolo. Se dobbiamo inviare un documento di grandi dimensioni, dobbiamo comprimerlo con un programma speciale. Nel nostro caso scegliamo WinZip.
Dopo aver scaricato questa app, eseguire i seguenti passaggi:
- Vai su “Avvia” e seleziona “Gestione file”.
- Fare clic con il tasto destro e selezionare “Invia a”.
- Seleziona “Accetta”.
Se vuoi farlo direttamente da Windows 10, puoi selezionare il file, trovare l’opzione “Invia a” e fare clic su “Cartella compressa (zip)”.
Dove sono archiviati tutti i documenti che allego alle mie e-mail e come posso accedervi?
Questa è una delle situazioni più vulnerabili nelle nostre email importanti. Spesso non sappiamo dove sono archiviate le e-mail e quanto siano sicure, in quanto può essere memorizzato su un server o direttamente sul nostro computer.
Ecco due delle piattaforme di posta elettronica più utilizzate e dove sono archiviate le e-mail in ciascuna di esse:
1. Google Gmail
Allegati Gmail sono memorizzati sul server, solo l’intestazione viene scaricata sul tuo dispositivo mobile o computer.
Tuttavia, il server ha una capacità limitata di GB, quindi quando questo limite viene raggiunto, Google ci informa della situazione in modo che possiamo salvare su disco o eliminare le email che non ci servono più. Se non liberiamo spazio sul server, non saremo in grado di ricevere email e i mittenti riceveranno un errore di spedizione.
Per eliminare le tue email, devi andare nella tua casella di posta e seleziona manualmente una per una o pagina per pagina tutte le email che vuoi eliminare.
2. Microsoft Outlook (Hotmail)
A differenza del caso precedente, in cui utilizziamo un account Outlook, l’e-mail viene scaricata sul nostro computer da qualsiasi piattaforma con cui sincronizziamo la nostra posta. Durante la configurazione dell’account abbiamo la possibilità di scegliere se vogliamo salvarli sul server o eliminarli anche da esso.
Per eseguire questa opzione ed eliminarla dal nostro server, dobbiamo andare alla scheda “Account”, quindi a “Configurazione”, fare clic su “Altre configurazioni” e in “Salva nel server di posta” selezionare “No”.
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