So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel. Tutorial 2021

Kennst du Gantt-Diagramm? Wenn Sie mit Ihren Teams im Projektmodus arbeiten, kann Ihnen dieses Aufgabenplanungstool bei Ihrer Arbeit helfen. Mal sehen So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel

Dieses Schlüsseltool kann zu einem Ihrer besten Assets werden, um Ihre Aufgaben, Fristen und Ressourcen zu verwalten. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt jeder Art von Projekt visuell zu verfolgen.

So erstellen Sie das Diagramm Gantt und wie benutzt man es? Erreiche jetzt deine Ziele und werde Teil deines Teams dank Gantt-Diagramm.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm Es ist eine Tabelle, die auf sehr grafische Weise die verschiedenen Aufgaben eines Projekts und deren Ausführungszeiten zeigt.

• Aufgaben und Ausführende werden in der Ordinate der Tabelle aufgezeichnet.
• Auf der Abszisse werden die Zeiteinheiten, Tage, Wochen, Monate angezeigt, die für die Reihenfolge des Projekts ausgewählt wurden.
• Jeder Aufgabe ist eine Zeiteinheit zugeordnet, die durch einen horizontalen Balken angezeigt wird.

Was ist der Gantt-Diagramm? Dank einer sehr grafischen Darstellung können Sie auf einen Blick verstehen:

• Die verschiedenen geplanten Aufgaben.
• Der Beginn, das Ende und die geschätzte Dauer jeder der Aufgaben.
• Jede Überschneidung von Aufgaben.
• Die Verantwortlichen oder Ausführenden für jede Projektaufgabe.
• Der Anfang und das Ende des ganzen Projekts. Zusammen mit Ihrer geschätzten Zeit.

Das Gantt-Diagramm Es wurde entwickelt, um die meisten Probleme des Projektmanagements in allen Tätigkeitsbereichen zu lösen. Die klare Lesbarkeit, die es dank seiner einfachen visuellen Elemente bietet, macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Projektmanagement.

Vorteile des Gantt-Diagramms

Hilfe bei der Projektplanung: Das Diagramm stellt den Aufgabenplan visuell dar und ermöglicht es Ihnen dank seiner Übersicht, Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu antizipieren. So werden Projektfortschritt und Kosten besser kontrolliert.

Arbeitsorganisation verbessern: Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die Projektstruktur anhand grafisch dargestellter Aufgabenlisten mit Beginn, Ende und Dauer, aber auch deren logischen Abfolge und möglichen Überschneidungen.

Erleichtert das Ressourcenmanagement: Helfen Sie mit, Ihre Organisation und insbesondere die Zuweisung von Ressourcen in jeder Projektphase zu verbessern und die Zeit zu optimieren. Auf diese Weise steigt die Leistung der Teams über die gesamte Projektdauer hinweg.

Es begünstigt das Risikomanagement: Dank des dynamischen Formats, das es bietet, kann das Gantt-Diagramm regelmäßig aktualisiert und Aufgaben jederzeit neu organisiert werden, um die tatsächliche gegenüber der Prognose abzugleichen.

Die Grafik ist nicht in Stein gemeißelt und die Originalversion wird am Ende des Projekts wahrscheinlich anders aussehen.

Es dient als Kommunikationsmittel: Es ist in erster Linie ein kollaboratives Werkzeug, es ist nicht nur für die Verwendung durch Projektmanager gedacht.

Es handelt sich um einen visuellen Planer, der von allen Mitgliedern geteilt wird, die somit Zugriff auf alle Informationen zum Projekt haben. Erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams.

So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

In wenigen Schritten können Sie es tun Gantt-Diagramme.

Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, benötigen Sie eine bereits verfeinerte und untersuchte Datenbank, die Folgendes bietet:

• Name des Projekts, mit einem gut gekennzeichneten Ziel und Ziel.
• Name der Aufgaben und / oder Aktivitäten, aus denen das Projekt besteht.
• Startdatum.
• Geschätzte Zeit für jede einzelne Aufgabe mit ihrem jeweiligen Start- und Enddatum.
• Geplanter Termin für den Abschluss des Projekts.

1. Definieren Sie das Projekt

Bevor Sie mit der Planung und Überwachung eines Projekts beginnen, ist eine Vorbereitung unerlässlich. Diese vorbereitenden Schritte helfen Ihnen, eine solide Planung zu erstellen, den Ausgangspunkt, den Sie benötigen, um Projekttermine einzuhalten.

Dies impliziert:

• Kennen Sie das endgültige Ziel des Projekts.
• Beachten Sie das Lieferdatum des Projekts und seine verschiedenen Leistungen.
• Kennen Sie die verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen, um das Hauptziel des Projekts zu erreichen.
• Bilden Sie ein Team für das Projekt gemäß einer Studie zu Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

2. Listen Sie die Aufgaben auf

Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Hauptaufgaben zu unterteilen, dies sind die Hauptphasen Ihres Projekts.

Identifizieren Sie dann jede Aktivität, die erforderlich ist, um jede Aufgabe zu erfüllen. Identifizieren Sie die wichtigsten Meilensteine, die den Fortschritt des Projekts, die Lieferung von Teilergebnissen, Validierungen usw.

Listen Sie für jede Hauptaufgabe die auszuführenden Unteraufgaben auf. Welche Granularität soll für die Aufteilung in Teilaufgaben gewählt werden?

Das hängt von der Größe Ihres Projekts ab, nur Sie können es definieren. Sie müssen spezifisch genug sein, um die Aufgaben so gut wie möglich im Team zu verteilen und den Fortschritt des Projekts durch das Erledigen von Aufgaben zu sehen, aber nicht zu viel, auf die Gefahr hin, in der Anzahl der Aufgaben verloren zu gehen.

3. Aufgaben staffeln

Nachdem die Aufgaben referenziert wurden, schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben ein. Bei manchen haben Sie bereits einen definierten Begriff, wenn dieser beispielsweise der Bereitstellung eines Teilergebnisses entspricht.

Anschließend sollten die Aufgaben in chronologischer Reihenfolge mit Startdatum, Enddatum und Dauer über die Zeit verteilt werden. Jeder materialisiert sich so in Form eines horizontalen Rechtecks, wie ein Fortschrittsbalken.

4. Schaffen Sie Abhängigkeiten

Stellen Sie Verbindungen zwischen Ihren Projektaufgaben her. Beispielsweise bestimmt der Abschluss einer Aufgabe den Beginn der nächsten. Dies definiert eine logische Reihenfolge.

Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten:

• Von Anfang bis Anfang. Eine Aufgabe kann nur gestartet werden, wenn die vorherige gestartet wurde.
• Vom Start zum Ziel. Eine Aufgabe kann nur beendet werden, wenn die vorherige gestartet wurde.
• Von Ende bis Anfang. Eine Aufgabe startet erst, wenn die vorherige beendet ist.
• Von einer Seite zur anderen. Aufgaben müssen gleichzeitig beendet werden.

5. Weisen Sie Ressourcen für jede Aufgabe und Aktivität zu

Jede Aufgabe muss einen Verantwortlichen innerhalb des Projektteams haben. Schätzen Sie den Arbeitsaufwand, der jeder Person zugewiesen wird, um Aufgaben basierend auf ihrer Verfügbarkeit auszugleichen.

Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Excel?

• Schritt 1: Erstellen Sie eine Tabelle mit den Aufgaben und Aktivitäten, die durch Namen oder Nummern gekennzeichnet sind, mit ihrem Startdatum und der Dauer jeder Aufgabe in Tagen. Eine Spalte für die Aktivitäten, eine weitere Spalte für die Startdaten und eine weitere für die Anzahl der Tage.
• Schritt 2: Klicke auf „Einfügung„, Und dann rein“Grafik“. Wählen „Gestapeltes 2D-Balkendiagramm“.
• Schritt 3: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den noch nicht erstellten Bereich des Diagramms und wählen Sie aus dem Menü „Daten auswählen“.
• Schritt 4: Klicken Sie im nächsten Fenster auf „Hinzufügen“.
• Schritt 5: Ein neues Fenster erscheint. Klicke auf „Serienname”Und wählen Sie den Namen der Startdatumsspalte Ihrer Tabelle.
• Schritt 6: Im „Serienwerte”Platziert die Daten in dieser Spalte und wählt alle Startdatumsdaten aus. Sie akzeptieren. Im Diagrammbereich erscheinen horizontale Balken.
• Schritt 7: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle im Diagramm und klicken Sie im Menü auf „Daten auswählen“.
• Schritt 8: Dann in „Legendeneintrag (Serie)„, Klicken“Hinzufügen“.
• Schritt 9: Ein neues Fenster erscheint. Klicke auf „Serienname”Und wählen Sie den Namen der Spalte mit den für die Aktivität geplanten Tagen aus Ihrer Tabelle aus.
• Schritt 10: Im „Serienwerte”Platziert die Daten in dieser Spalte und wählt alle Daten für geplante Tage nach Aktivität aus. Sie akzeptieren.
• Schritt 11: Es erscheint ein neues Fenster im Abschnitt „Beschriftungen für horizontale Achsen„, Klicken“Bearbeiten“.
• Schritt 12: Klicken Sie im nächsten Fenster auf „Achsenbeschriftungsbereich„Und wählen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten in Ihrem Diagramm aus. Sie akzeptieren.
• Schritt 13: Sie haben bereits alle Daten im Diagramm, aber es sieht immer noch nicht wie ein „Gantt-Diagramm“ aus. Klicken Sie auf die Spalte mit den Aktivitätsnamen und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Wählen Sie im Menü „Achsenformat“.
• Schritt 14: EIN „Bedienfeld „Achsenformat“„, Auf der rechten Seite. Sucht“Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“.
• Schritt 15: Entfernen Sie dann die Balken, die mit den Startdaten gemacht wurden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen dieser Balken und wählen Sie „Datenreihenformat“.
• Schritt 16: Der rechte Seitenbereich der Datenreihenformatierung wird geöffnet. Wähle aus „Farbtopf“. Wählen Sie dort die Option „Ungefüllt“. Die Balken werden gelöscht.

Und fertig. Sie haben bereits ein Gantt-Diagramm in Excel erstellt. Wie Sie gesehen haben, ist es möglich, a Gantt-Diagramm Excel mit ein gestapeltes Balkendiagramm.

So nützlich es für den Anfang auch sein mag, Excel hat einige Einschränkungen:

Fehlende Lesbarkeit: Es bietet beispielsweise keine Tagesbeschriftungen und der Cursor für das heutige Datum muss manuell bewegt werden.

Es ist nicht kollaborativ: Der Austausch mit den Mitgliedern Ihres Teams muss wechselseitig erfolgen, mit hoher Wahrscheinlichkeit von widersprüchlichen Kopien oder Doppelversionen, die später abgeglichen werden müssen.

Es ist nicht dynamisch: Bei jeder Änderung werden nicht alle Werte automatisch angepasst, es sei denn, Sie erstellen komplexere Diagramme, die schwieriger zu entwickeln und zu warten sind.

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Abschließende Tipps zur Verwendung des Gantt-Diagramms

Erwägen Sie, den Status jeder Aufgabe visuell darzustellen, um diese Informationen an alle Beteiligten zu kommunizieren.

Vergessen Sie nicht, die neueste Version anzugeben.

Es enthält Meilensteine ​​und versucht, diese grafisch mit einem Symbol für Medaillen, Trophäen usw. darzustellen.

Passen Sie die Grafik an Ihre Arbeitsumgebung an, die Termine, der Status der Aufgaben und die Prioritäten variieren je nach Unternehmen, Abteilung, Team und Projekt selbst.

Und du, bist du schon ein Fan von Gantt-Diagramm für Ihre Projekte?