Como fazer uma folha de pagamento no Excel? Embora a maioria das organizações esteja inclinada a usar diferentes tipos de software de folha de pagamento ou contratar algumas empresas de terceirização para fornecer serviços de folha de pagamento sem qualquer aborrecimento, há vários motivos para essa abordagem.

No entanto, o ponto principal de tudo isso é que, na verdade, leva muito tempo para fazer todo o trabalho manual da folha de pagamento e configurá-lo. Além disso, consome mão de obra contratada.

Com toda a facilidade que isso proporciona para serem considerados, ainda existem algumas empresas que preferem fazer o trabalho da folha de pagamento por conta própria (internamente) e gerenciá-lo adequadamente e aqui vamos mostrar como fazê-lo de uma Planilha de Excel.

Como fazer uma folha de pagamento no Excel

Passo 1: abra uma nova planilha do Excel em branco. Vá para a caixa de pesquisa. Escreve “Excel” e clique duas vezes na correspondência abaixo da caixa de pesquisa para abrir um arquivo Excel em branco.

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Passo 2: Salve o arquivo no local onde deseja que sua folha de pagamento seja salva, para que não seja perdida e você a tenha sempre com você.

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Etapa 3: Neste arquivo recém-criado onde todas as informações da folha de pagamento de seus funcionários seriam armazenadas, portanto, crie uma coluna com nomes que podem conter os valores para determinados parâmetros / variáveis. Insira os nomes das colunas na seguinte hierarquia.

  • Nome do funcionário (coluna A): contém o nome do seu funcionário.
  • Pagamento / Hora (Coluna B) – Contém a taxa horária de pagamento do funcionário sem nenhum símbolo de moeda.
  • Total de horas trabalhadas (coluna C) – contém o total de horas trabalhadas por um funcionário em um dia.
  • Horas extras / horas (coluna D): Taxa de horas extras sem qualquer símbolo de moeda.
  • Horas extras totais (coluna E): número de horas extras do funcionário em um dia.
  • Remuneração bruta (coluna F): valor a ser pago ao empregado sem franquias.
  • Imposto sobre o rendimento (coluna G): imposto a pagar sobre os salários brutos.
  • Outras franquias (se aplicável) (coluna H): outras franquias além do imposto de renda.
  • Remuneração líquida (coluna I): Pagamento que o funcionário receberá após todas as deduções.

Passo 4: Adicione os detalhes em colunas como Nome do funcionário na coluna A, número de horas trabalhadas e taxa de pagamento por hora, etc. Você deve inserir os campos sem fórmula (da coluna A à coluna E). A figura a seguir mostra um melhor entendimento.

Como fazer uma folha de pagamento no Excel

Nesse exemplo, se você pode ver o total de horas trabalhadas e o total de horas extras são consideradas mensais (porque pagamos mensalmente ao funcionário, certo?). Portanto, 160 significa o total de horas trabalhadas durante o mês.

O mesmo acontece com o total de horas sobredimensionadas. Além disso, o pagamento / hora e as horas extras / hora estão em dólares americanos, mas podem mudar dependendo do tipo de Modena em sua localização.

Etapa 5: Formule o pagamento bruto. A remuneração bruta nada mais é do que a soma do produto da remuneração / hora, total de horas trabalhadas e horas extras / hora, total de horas extras.

(Pagamento / Hora * Total de horas trabalhadas) + (Horas extras / horas * Horas extras totais) Na folha de pagamento, pode ser formulado na célula F4 como = (B2 * C2) + (D2 * E2). De qualquer forma, é uma fórmula simples. Porém, você pode ver a captura de tela abaixo para um melhor entendimento.

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Depois de usar a fórmula, a resposta é mostrada abaixo.

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Arraste a mesma célula de fórmula F3 para a célula F6.

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Etapa 6: Para calcular o imposto de renda, você deve verificar quanto imposto seu funcionário paga sobre o salário bruto total. O imposto de renda é sempre calculado sobre o salário bruto.

Nesse caso, consideraremos 15% do imposto de renda sobre todo o salário bruto. A fórmula para o imposto de renda, portanto, torna-se – 0,15 * Pagamento bruto.

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Que, em termos de folha de pagamento do Excel, pode ser formulado na célula G2 como = 0,15 * F2 (A coluna F contém o valor bruto do pagamento).

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Arraste a mesma fórmula da célula G3 para G6.

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Etapa 7: Você deve mencionar outras franquias, se houver, para um determinado funcionário. Essas franquias podem conter o prêmio de seguro de saúde / vida, impostos profissionais, se um empréstimo for tomado de uma organização, etc.

Adicione esses valores de montante na coluna H. Se não houver outra franquia para um determinado funcionário, você pode definir o valor na coluna H para esse funcionário como zero.

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Etapa 8: Agora, finalmente chegamos ao Net Pay. O pagamento líquido nada mais é do que o valor creditado na conta bancária do funcionário após todas as deduções do pagamento bruto.

Portanto, neste caso, iremos deduzir (subtrair) o imposto de renda (coluna G) e outras franquias (coluna H) que podem ser formuladas na célula I2 como = F2- (G2 + H2).

Aqui, o imposto de renda e outras dedutíveis são adicionados e, em seguida, subtraídos do pagamento bruto. Veja a imagem abaixo para um melhor entendimento.

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Arraste a mesma fórmula da célula I3 para a célula I6.

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É assim que criamos a folha de pagamento no Excel para gerenciar as coisas por conta própria.

Etapa 9: Adicione todos os nomes dos funcionários que trabalham para você nesta folha de pagamento, um por um, e defina o total de horas trabalhadas, horas extras, franquias e encargos de acordo.

Para remuneração bruta, imposto de renda e salário líquido, basta arrastar a 4ª célula das respectivas colunas para que os detalhes sejam formulados. Além disso, adicione alguma formatação às células e adicione o total ao final da planilha. A folha de pagamento final deve ficar assim.

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Depois de usar a fórmula SUM, a resposta é mostrada abaixo.

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Encontre a soma total abaixo.

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Com esses simples passos criamos nossa própria folha de pagamento em planilha Excel de forma simples e sem a contratação de serviços de terceiros, você pode customizá-la a seu gosto e terá todas as informações de que precisa de seus funcionários.

Por que usar uma planilha

Você pode usar um processador de texto ou aplicativo de edição de texto para criar documentos de folha de pagamento, mas ainda terá que usar uma máquina de somar ou calculadora para contar os totais.

As planilhas são ideais para a folha de pagamento porque permitem formatar texto e rótulos da mesma forma que faria em um processador de texto, ao mesmo tempo que fornecem fórmulas e cálculos fáceis de usar que facilitam o cálculo de quanto você deve a seus funcionários.

O cálculo adequado da folha de pagamento envolve mais do que apenas adicionar e subtrair, e os aplicativos de planilha, como o Excel, tornam relativamente fácil contar o pagamento bruto, o pagamento líquido e os impostos devidos.

Elementos fundamentais de uma planilha de folha de pagamento

Os elementos exigidos em uma planilha de folha de pagamento não são complicados e sua implementação é relativamente direta. Obviamente, a planilha deve conter campos para o nome e número do seguro social de cada funcionário, mas você também pode incluir campos adicionais.

Dependendo se você paga aos seus funcionários salários fixos ou taxas horárias, sua planilha precisará de apenas um campo “Pagamento bruto” ou dois campos para calcular os ganhos com base nas taxas horárias multiplicadas pelo número de horas trabalhadas.

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Para calcular os ganhos após os impostos, você precisará dos campos para deduções, Previdência Social. Se o seu estado tem imposto de renda ou outras retenções de impostos, sua planilha também deve incluir campos para essas deduções.

Usando um modelo

Criar sua própria planilha de folha de pagamento não é difícil, mas realmente não há razão para criar um na maioria dos casos, a menos que você queira apenas a experiência prática de criar um do zero. Se você pesquisar na Internet, poderá encontrar centenas de modelos de folha de pagamento prontos que você pode personalizar e usar em programas populares de planilha.

Os modelos de folha de pagamento são fáceis de baixar e personalizar alterando rótulos ou adicionando campos conforme necessário. Se você usar Microsoft Excel, Você pode baixar muitos modelos de folha de pagamento diretamente do site da Microsoft Office.

Se você usar outro programa de planilha, basta fazer uma pesquisa em seu mecanismo de pesquisa favorito para encontrar modelos para esse aplicativo. Depois de baixar um modelo, você pode usá-lo para criar arquivos de planilha regulares a partir dele. Dessa forma, você só precisa fazer as alterações necessárias no modelo uma vez.

O Excel pode ser uma excelente ferramenta para apresentar informações visualmente

Embora tenda a ser usado para planilhas, o Excel também pode ser muito mais. As iterações modernas do programa podem pegar dados e transformá-los em tabelas visuais, gráficos e diagramas, o que é ótimo para apresentações e compreensão imediata. No mundo de alta velocidade dos negócios modernos, isso pode ter vantagens significativas.