L’email è una parte importante del nostro lavoro o della nostra ricerca perché possiamo usarla per inviare e ricevere informazioni a persone diverse in tutto il mondo.

È molto utile per inviare file e che i destinatari li ricevano facilmente, rapidamente e immediatamente. Puoi inviare qualsiasi formato di file indipendentemente dalle sue dimensioni.

Per imparare tutto come inviare un allegato di posta elettronica, devi leggere fino alla fine di questo post. A seconda della piattaforma di comunicazione che utilizzi, indicheremo anche la dimensione massima consentita e dove conservarla.

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Cosa sono gli allegati in un’e-mail?

Cosa sono gli allegati e-mail

Quando inviamo un’e-mail e abbiamo bisogno di fornire informazioni al mittente che non possiamo includere nell’e-mail stessa a causa delle sue dimensioni o del suo formato, dobbiamo allegare un file o altre informazioni all’e-mail. Questo è ciò che è noto come “allegato di posta elettronica”.

La procedura per aggiungere un allegato è tuttavia molto semplice dipende dalla piattaforma comunicazione utilizzata, è solitamente rappresentata dall’icona di una graffetta. Basta fare clic su di esso e Esplora file si aprirà immediatamente per selezionare il file desiderato.

Dobbiamo tenere presente che esistono diversi tipi di allegati a seconda che siano crittografati o meno, i moduli più comuni sono UUEncode, base64, binhex e quit-printable. Pure possiamo classificare questi allegati a seconda di dove sono conservati. Ma vedremo questo argomento più avanti.

Quali formati posso allegare a un messaggio di posta elettronica per condividerlo?

Delle molte piattaforme di posta elettronica disponibili oggi, possiamo usarne una qualsiasi perché supportano diversi formati di file che possiamo inviare al destinatario. A seguire lo so elencano le estensioni più comuni:

  1. TXT: Questo è un formato di file Excel, quindi possiamo inviare qualsiasi versione di un foglio di calcolo. Anche xls e xlsx sono adatti a questo tipo di estensione.
  2. Doc: Abbiamo anche la possibilità di inviare un file di Microsoft Word in cui possiamo aggiungere immagini e video. Come nel caso di Excel, dovremmo chiamare docx le versioni di elaborazione testi.
  3. PDF: Se dobbiamo inviare un file il cui formato di backup non consente al destinatario di modificarlo o visualizzarlo come lo abbiamo inviato, possiamo utilizzare questa estensione di argilla.
  4. cerniera lampo: Questo tipo di formato è ideale per inviare un file grande o completo. Per fare ciò, dobbiamo comprimerlo prima di inviarlo alla persona che riceverà la nostra email. Quando raggiunge il mittente, il mittente deve decomprimerlo e aprirlo.
  5. pptx: Possiamo anche inviare file Power Point da posta elettronica. Questo tipo di allegato che inviamo tramite e-mail ci consente di visualizzare la presentazione. Come altri formati, possiamo includere anche versioni pptx.
  6. rtf: Questa estensione deve essere inclusa nei formati di testo, con alcune opzioni fornite dal produttore Sun Microsystems, Inc.
  7. ods: Inoltre è sviluppato da Sun Microsystems ed è compatibile con il foglio di calcolo Microsoft Excel. Lo stesso vale per i programmi di videoscrittura con estensioni odt.
  8. wav, aiff o au: Un altro tipo di file che puoi inviare come allegato e-mail sono i file audio, dove possiamo trovarli.
  9. avi, mpg, h264, mov, wmv: proprio come i file audio, possiamo allegare file di filmati.

Qual è il peso massimo di un allegato in un’e-mail e come inviare file più grandi e pesanti?

Nel caso di Gmail, puoi allegare file fino a 25 MB, ma avrai un massimo di 50 MB. Altre e-mail, come le e-mail di Yahoo!, supportano fino a 25 MB per l’invio e la ricezione.

Hotmail e Outlook hanno una capacità inferiore, 10-20 MB. Ma come possiamo inviare più informazioni di quelle consentite da queste piattaforme? La risposta è semplice, in queste situazioni dobbiamo posizionare ciò che vogliamo inviare nel cloud e inviare al destinatario dell’email un link al nostro file. Per inviare un allegato tramite Gmail, Segui questi passi:

  • Seleziona Scrivi.
  • Fare clic su “Allega file”.
  • Fare clic su Allega. Si aprirà un file explorer in cui dovrai selezionare i documenti che desideri inviare.
  • A seguire, seleziona “Apri“e dopo pochi secondi il file verrà caricato correttamente.

Invia da Android

Se desideri inviare un’e-mail dal tuo dispositivo Android, Segui questi passi:

  • Fai clic su “Scrivi”.
  • Seleziona “Conferma”.
  • Seleziona il file che desideri inviare.

Invia da iOS

Per i telefoni iOS, segui i passaggi seguenti:

  • Premi “Scrivi”.
  • A seguire, premere “Allega”.
  • Trova il file cosa vuoi inviare.

Per file di grandi dimensioni

Tutti questi passaggi sono possibili se il file è piccolo. Se dobbiamo inviare un documento di grandi dimensioni, dobbiamo comprimerlo con un programma speciale. Nel nostro caso scegliamo WinZip.

Dopo aver scaricato questa app, eseguire le seguenti operazioni:

  • Vai a “Start” e seleziona “File Manager”.
  • Fare clic con il tasto destro e selezionare “Invia a”.
  • Seleziona “Accetta”.

Se vuoi farlo direttamente da Windows 10, puoi selezionare il file, trovare l’opzione “Invia a” e cliccare su “Cartella compressa (zip)”.

Dove sono archiviati tutti i documenti che allego alle mie e-mail e come posso accedervi?

Questa è una delle situazioni più vulnerabili nelle nostre email importanti. Spesso non sappiamo dove sono archiviate le e-mail e quanto siano sicure, come può essere memorizzato su un server o direttamente sul nostro computer.

Ecco due delle piattaforme di posta elettronica più utilizzate e in cui sono archiviate le e-mail in ciascuna di esse:

1. Google Gmail

Cosa sono gli allegati e-mail ea cosa servono 3

Allegati di Gmail sono memorizzati sul server, solo l’intestazione viene scaricata sul tuo dispositivo mobile o computer.

Tuttavia, il server ha una capacità limitata di GB, quindi quando viene raggiunto questo limite, Google ci informa della situazione in modo che possiamo salvare su disco o eliminare le email che non ci servono più. Se non liberiamo spazio sul server, non saremo in grado di ricevere e-mail e i mittenti riceveranno un errore di spedizione.

Per eliminare le tue e-mail, devi andare alla tua casella di posta e seleziona manualmente una per una o pagina per pagina tutte le email che desideri eliminare.

2. Microsoft Outlook (Hotmail)

Cosa sono gli allegati e-mail ea cosa servono 4

A differenza del caso precedente, in cui utilizziamo un account Outlook, l’email viene scaricata sul nostro computer da qualsiasi piattaforma con cui sincronizziamo la nostra posta. Durante la configurazione dell’account abbiamo la possibilità di scegliere se vogliamo salvarli sul server o eliminarli anche da esso.

Per effettuare questa opzione ed eliminarla dal nostro server, dobbiamo andare nella scheda “Account”, poi su “Configurazione”, cliccare su “Altre configurazioni” e in “Salva nel server di posta” selezionare “No”.

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