Comment signer un document Word sur un PC Mac et un smartphone

Si vous souhaitez créer un document Word qui sera examiné et approuvé par votre responsable de bureau, alors définitivement vous devrez apprendre à signer un document Word.

Microsoft Word, comme vous devez le savoir, comprend une fonction qui vous permet d’ajouter une signature précédemment scannés et / ou insérer des champs de signature dans des documents texte afin que d’autres utilisateurs puissent ajouter leur signature numérique (qui a une valeur légale) au document. Avec l’application Word officielle, vous pouvez même Chantez un document le mettre sur l’écran de votre smartphone ou tablette.

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Comment signer un document Word

Mais avant de mettre ce guide en pratique, je tiens à souligner que j’ai utilisé le bureau 2016 pour Windows et MacOS, la dernière version de Microsoft au moment de la rédaction.

Cependant, les instructions que vous trouverez sur les lignes suivantes également sont applicables aux versions précédentes Word (2007 et versions ultérieures).

Non seulement je vais vous montrer comment signer un document dans la version de bureau de Word, mais aussi J’expliquerai comment le faire dans la version en ligne et dans l’application officielle, disponible pour Android, iOS et Windows 10 Mobile.

Quelle signature dois-je ajouter à mon document Word?

Avant d’entrer dans le vif du sujet du didacticiel et de voir comment un document Word est signé, j’aimerais expliquer certains aspects du type de signature que vous souhaitez insérer dans le document à signer.

Il en est ainsi car il existe différents types de signatures qui peuvent être utilisées dans des circonstances similaires, et certaines d’entre elles ont une pleine signification juridique. En voici quelques-uns types de signatures:

1. Signature électronique: La signature sur un appareil mobile (comme indiqué dans la dernière section de ce guide) n’a pas de validité juridique car elle n’utilise pas d’instruments pouvant garantir l’authenticité et l’intégrité des documents signés.

En tout état de cause, il appartient à un juge (peut-être avec l’aide d’un expert en rédaction) d’évaluer de temps à autre si une signature électronique conventionnelle est authentique.

2. La signature électronique avancée: Il s’agit d’un type de signature électronique créée par des moyens qui démontrent l’intégrité d’un document sur lequel le signataire exerce un contrôle exclusif et direct. Il a une certaine valeur juridique, sauf dans le cas des contrats immobiliers.

3. La signature électronique qualifiée: C’est l’une des formes de signature électronique les plus avancées, car elle peut être utilisée avec des instruments qualifiés, en particulier avec des équipements délivrés par des autorités de certification: elle a une valeur juridique et certifie l’authenticité et l’intégrité des documents signés avec elle.

4. Signature électronique numérique: Se trata de un tipo avanzado de firma electrónica que tiene pleno valor jurídico porque utiliza sistemas criptográficos asimétricos, es decir, sistemas criptográficos en los que se utiliza un par de claves (privadas y públicas) para verificar la autenticidad e integridad de los documentos firmados por utilisateur.

Comment signer un document Word sur PC et Mac

La première étape de la signature d’un document Word est:

1. « Ouvrez le fichier dans lequel vous souhaitez insérer la signature » numérisé, cliquez à l’endroit où vous souhaitez ajouter la signature, sélectionnez l’onglet Insérer dans la barre d’outils Word (ci-dessus), et « Cliquez sur les photos »;
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, « Sélectionnez le fichier titre » vous souhaitez ajouter au document et cliquez sur le bouton Coller pour le coller où vous le souhaitez;
3. À présent « Redimensionner l’image » (si nécessaire) pour l’adapter au document: survolez l’un des quatre coins de l’image et modifiez la taille à votre guise;
4. Si vous souhaitez également modifier la mise en page de l’image que vous venez d’ajouter au document, « Cliquez sur le carré » situé à droite de l’image;
5. « Sélectionnez l’une des options disponibles »: Ajuster au texte, si vous souhaitez que la légende soit alignée sur le texte; Frame, si vous voulez que le texte entoure l’image; Derrière le texte, si vous voulez que la légende soit en arrière-plan et que le texte recouvre une partie de l’image, et ainsi de suite;
6. Si vous souhaitez que la légende reste dans la même position lors de l’ajout ou de la suppression de texte dans le document, « Assurez-vous de cocher l’option Position fixe » à la page.

Voulez-vous que d’autres personnes signent le document Word que vous avez créé?

Si c’est ainsi, vous pouvez ajouter une ligne de signature afin qu’ils puissent signer numériquement à l’aide d’un service approuvé par Microsoft ou s’ils souhaitent imprimer le fichier de signature afin de ne pas mettre leur signature au mauvais endroit sur le papier.

Ajouter une ligne de signature dans Word c’est facile:

1. « Revenir à l’onglet Insertion » (en haut à gauche), cliquez sur « Ajouter une ligne de signature » (l’icône papier et crayon à droite) et « Remplissez les champs » de la forme qui apparaît;
2. Puis dans le champ Abonné inscrit « Entrez le nom de la personne que vous souhaitez signer »; dans la zone de texte «Abonné inscrit»;
3. Entrez le nom de la personne (par exemple, M., Dr., etc.); dans la zone de texte correspondante, « Entrez l’adresse e-mail du signataire enregistré »;
4. Dans la zone de texte fournie, « Entrez quelques instructions pour le signataire »; et enfin, dans la boîte de dialogue de signature;
5. « Sélectionnez si vous souhaitez autoriser le signataire à ajouter des commentaires » et affichez la date sur la ligne de signature, puis cliquez sur OK.

Pour signer numériquement un document Word, la personne désignée pour ce faire doit double-cliquer sur la case de signature, cliquer sur «Oui» et suivre les instructions de la page Web qui s’ouvre pour signer numériquement le document via l’un des partenaires de Microsoft.

Si tu préfères, vous pouvez également signer un document Word sans signature de fichier visible, mais avec une signature numérique (qui, comme vous le savez, donne au document une valeur juridique). Pour cela:

1. « Ouvrez d’abord le document que vous souhaitez connecter dans Word » et cliquez sur le bouton Fichier dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur Document sécurisé> Ajouter une signature numérique;
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, « Cliquez sur le bouton Oui », sélectionnez l’identité que vous souhaitez utiliser pour signer le document;
3. « Précisez le but de la signature » Dans la zone de texte fournie, cliquez sur le bouton Signature pour authentifier le document et vous avez terminé.

L’authenticité du fichier est indiquée par une petite rosace rouge dans la barre d’état de Word et ne sera perdue que si le document est falsifié.

Comment signer un document Word en ligne

Voulez-vous signer un document Word directement en ligne? Malheureusement, Word en ligne, l’application web du célèbre traitement de texte, n’a pas de fonction qui vous permet d’ajouter une ligne de signature et une signature numérique sur votre document, mais vous pouvez insérer une image d’une signature manuscrite préalablement numérisée: mieux que rien.

Mais avant d’expliquer comment le faire, je tiens à souligner que Word Online dépend de OneDrive, le service de stockage cloud du géant Redmond. Si vous souhaitez travailler avec un fichier Word que vous avez déjà créé:

1. Vous devez d’abord le télécharger sur OneDrive, « Accédez à la page d’accueil de OneDrive » et cliquez sur «Accéder à mon OneDrive»;
2. Si c’est nécessaire « Connectez-vous à votre compte Microsoft » et téléchargez le document avec lequel vous souhaitez travailler en ligne en le faisant glisser et en le déposant dans la fenêtre du navigateur;
3. Une fois le téléchargement terminé, « Cliquez sur l’icône du fichier Word » que vous souhaitez modifier et s’ouvrira automatiquement dans Word Online.

Après avoir été connecté à Word Online

Une fois connecté à Word Online, vous pouvez ajouter une signature en suivant les mêmes étapes que celles expliquées dans le chapitre précédent:

1. « Accédez à l’onglet Insertion », cliquez sur Image, « Sélectionnez le fichier image » contenant la signature souhaitée, puis cliquez sur Insérer;
2. Maintenant tu n’as plus qu’à « Ajuster la taille de l’image » selon vos besoins et déplacez-le si nécessaire;
3. Placez le curseur sur l’un des quatre coins de l’image et « Redimensionner l’image de la légende »;
4. Quant à la mise en page, allez dans l’onglet Mise en page, puis « Cliquez sur l’élément Format de texte » et sélectionnez l’une des options disponibles (par exemple, Ajuster au texte, marge droite, derrière le texte, etc.);
5. Pour enregistrer votre fichier Word, cliquez sur Fichier (en haut à gauche), « Sélectionnez Enregistrer sous » puis cliquez sur Enregistrer sous pour l’enregistrer sur OneDrive ou téléchargez une copie pour l’enregistrer localement. C’est si facile!

Comment signer un document Word sur smartphones et tablettes

Il vous suffit de télécharger l’application Word officielle pour Android, iOS ou Windows 10 Mobile sur votre appareil, qui est libre sur les appareils jusqu’à 10,1 pouces (bien que pour les appareils plus grands, vous devrez vous abonner à Office 365, qui commence à 7 $ par mois).

1. « Démarrez l’application Word » sur votre appareil, connectez-vous à votre compte Microsoft et décidez si vous souhaitez créer un nouveau document en cliquant sur Nouveau ou modifier un document existant en cliquant sur Ouvrir;
2. Alors « Choisir un fichier du stockage «  à partir de votre appareil ou de l’un des services de stockage dans le cloud pris en charge (comme OneDrive, Dropbox, etc.) Ensuite, procédez comme suit;
3. Sur votre smartphone, « Cliquez sur l’onglet Accueil » Dans le coin inférieur gauche, sélectionnez l’onglet « Stylet » dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur « Démarrer le stylet », « Sélectionnez le stylo que vous souhaitez utiliser » puis signez le document Word;
4. Allez dans l’onglet « Dessin » dans le menu principal, assurez-vous que l’interrupteur à côté de « Tirez avec le doigt » est activé, sélectionnez le stylet que vous souhaitez utiliser et « Entrez la signature » que vous souhaitez ajouter à votre document Word. C’est assez simple, non?

Noter: Comme je vous l’ai expliqué dans le premier chapitre de cet article, la signature d’un document en utilisant une signature électronique normale n’est pas valide.

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