Que vous produisiez des rapports financiers, que vous traitiez vos comptes d’ici la fin du mois ou que vous déplaciez simplement des informations entre les sources de données pour les analyser et obtenir des informations précieuses, vous devrez peut-être obtenir des données externesPar exemple, accéder à un format de fichier texte tel qu’un document CSV (valeurs séparées par des virgules).

Et quand tu fais il est également probable que vous le fassiez en l’important à partir d’un fichier texte à l’une des applications les plus courantes pour gérer les fichiers CSV: Microsoft Excel. Le processus simple pour créer un classeur Excel à partir de fichiers texte comme le format CSV est assez simple. Apprenez dans ce blog à comment ouvrir un fichier CSV dans Excel de la manière la plus simple.

Vous pouvez également lire: Comment créer une base de données Excel

Information préliminaire

Les fichiers CSV sont basés sur du texte (et peuvent même être créés dans des applications d’édition de texte très simples comme le Bloc-notes, et peuvent être enregistrés et créés directement au format .txt), faciles à créer et à utiliser, vous permettent de gérer de grandes quantités d’informations sans vous soucier d’être coincé dans une application spécifique.

Fichiers CSV Ils sont de quatre types:

  • CSV UTF-8 (format de transformation Unicode 8 bits) (délimité par des virgules)
  • CSV (délimité par des virgules)
  • CSV (Macintosh)
  • CSV (MS-DOS)

Chaque format a ses différentes utilisations, mais tous les quatre sont compatibles avec Microsoft Excel. C’est important, car cela vous donne plus de flexibilité pour gérer vos données; vous pouvez facilement importer à partir de n’importe quel format et exportez des copies vers l’un des quatre formats CSV (à l’aide de la boîte de dialogue Enregistrer sous …) pour les utiliser dans d’autres applications si nécessaire.

Cela dit, alors que les quatre formats sont supportés nativementLe simple fait d’ouvrir un fichier CSV au lieu de l’importer dans une feuille de calcul Excel se traduira souvent par un écran plein de charabia.

Importer dans une feuille Excel à partir d’un fichier CSV préserve l’utilité et l’accessibilité des données (Cela vous évite également le mal de tête d’essayer de sélectionner un document mal formaté!).

Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel

Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel
Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel

Comme d’habitude, vous dépendez de l’assistant d’importation de texte intégré d’Excel pour vous aider à obtenir des données de votre fichier CSV dans votre classeur Excel existant (ou une nouvelle feuille de calcul).

Aussi vous pouvez essayer de l’ouvrir directement à partir du menu Fichier d’Excel ou double-cliquez sur le fichier dans l’Explorateur, mais cela peut être un exercice de frustration si vos paramètres ne sont pas configurés correctement.

En fonction de votre emplacement et de la version d’Excel que vous utilisez, Excel sera basé sur vos paramètres de langue et de région localisés pour faire certaines hypothèses sur les fichiers que vous utilisez et sur la manière dont ils sont le plus susceptibles d’être formatés. Cela inclut le séparateur de fichiers « par défaut »; différentes régions ont des délimiteurs différents.

Par exemple

Aux Etats Unis, par exemple, les virgules sont utilisées plus souvent, mais en Allemagne, c’est le point-virgule qui est le plus utilisé. Bien sûr, les choses peuvent devenir encore plus compliquées si vous travaillez avec des fichiers créés dans d’autres emplacements avec des paramètres régionaux différents.

Plus vous travaillez avec de données et plus vos sources de données sont diversifiées, plus il y a de chances que vous double-cliquez simplement pour ouvrir un fichier .csv (ou utilisez la commande Ouvrir) vous vous retrouvez en difficulté au lieu de données conviviales.

Une autre mise en garde importante: Bien que les fichiers .txt et les fichiers .csv soient essentiellement les mêmes à bien des égards, enregistrez toujours tout fichier .txt que vous prévoyez d’importer dans Excel en tant que fichier .csv avant d’essayer de l’importer. Vous pouvez le faire très facilement dans le Bloc-notes en changeant simplement l’extension en « .csv » dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous … ».

Didacticiel

Pour utiliser l’assistant d’importation de texte plus complexe, mais aussi beaucoup plus fiable:

  1. « Ouvrir un nouveau document Excel » ou ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur Excel existant;
  2. « Allez dans l’onglet Données »;
  3. « Cliquez sur le bouton De texte »;
  4. « Accédez au dossier contenant le fichier .csv » vous voulez ouvrir et cliquez sur le nom de fichier correct;
  5. « Cliquez sur Importer »;
  6. L’assistant d’importation de texte s’ouvre. Assurez-vous de choisir le bouton radio / case à cocher « Délimité » sous « Type de données d’origine » dans la boîte de dialogue ouverte. Si vos données ont des en-têtes, n’oubliez pas « cochez également la case » Mes données ont des en-têtes « ;
  7. « Cliquez sur Suivant »;
  8. « Cochez la case » correspondant au délimiteur correct utilisé dans le document .csv d’origine. Ce sera généralement une virgule ou un point-virgule, mais cela peut être une tabulation, un espace ou même un caractère spécial. C’est important choisissez le bon délimiteur pour s’assurer que les champs de données peuvent être correctement analysés lors de l’importation;
  9. « Choisissez le qualificatif de texte correct » (généralement des guillemets doubles) dans la liste déroulante;
  10. « Cliquez sur Suivant »;
  11. Dans le champ Aperçu des données, seule la première colonne de données sera mise en surbrillance. « Faites glisser le contrôle de la fenêtre horizontale » tout le chemin vers la droite;
  12. Tout en maintenant la touche Maj enfoncée, « cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne ». Cela devrait sélectionner et mettre en évidence chaque colonne dans le volet Aperçu des données;
  13. « Choisissez le texte » comme format de données de votre colonne. Chaque colonne doit maintenant être étiquetée «Texte» dans le volet Aperçu des données;
  14. « Vérifiez la fenêtre d’aperçu des données » pour vous assurer que vos données se présentent comme elles le devraient.
  15. « Cliquez sur Terminer »;
  16. S’il vous demande de sélectionner un emplacement pour ses données (par exemple, « Où voulez-vous placer les données? »), « Cliquez sur n’importe quelle cellule de la feuille de calcul » (ou un nouveau classeur, ou une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur existant) que vous souhaitez recevoir le premier élément du fichier .csv, puis « cliquez sur OK ».

Vos données doivent apparaître dans votre feuille de calcul, organisées en colonnes et, le cas échéant, avec leurs en-têtes d’origine. Si vos données contenaient des champs avec des zéros non significatifs, revérifier pour vous assurer que vous avez effectué la transition via l’assistant d’importation de texte.

Pourquoi est-il important de savoir comment ouvrir des fichiers CSV dans Excel

Les fichiers natifs de Microsoft Excel (fichiers .xlsx) sont conçus pour cette application et ils prennent en charge les macros, les onglets de données séparés et d’autres fonctionnalités avancées. Ils sont destinés à être utilisés dans le cadre de la plus grande suite Microsoft Office, comme outil de manipulation et la gestion des données qui peut importer et traiter des données pour l’exportation vers d’autres applications.

Les fichiers CSV (leur extension de fichier reflète leur nom: .csv) sont rarement accessibles directement. À sa place, sont utilisés pour stocker et transférer des informations qui a été divisé en parties gérables telles que les rendez-vous du calendrier, les statistiques, les bases de données clients, les coordonnées, etc.

Ils ne prennent pas en charge les macros, plugins ou fonctions plus avancées, mais c’est intentionnelPuisqu’une fois que les données sont dans Excel, elles peuvent être manipulées, connectées à d’autres classeurs, analysées à l’aide de tableaux croisés dynamiques, etc.

REMARQUE: Malgré le nom du format, les valeurs de données peuvent être séparées par des virgules, des points-virgules ou d’autres signes de ponctuation, selon la manière dont l’original a été créé.

conclusion

En ce qui concerne vos données, ça vaut le coup d’être prudent, même lorsqu’il s’agit d’une tâche relativement simple comme l’importation de données CSV dans Excel.

En prenant le temps de pratiquer les protocoles appropriés lors de l’ouverture ou de l’importation de données à partir de fichiers CSV, tu peux gagner du temps et la frustration, alors assurez-vous que vos informations sont complètes et précis pour une planification stratégique optimale, une analyse et des rapports.

Vous pouvez également lire: Comment créer une table de données dynamique dans Excel

Leave a Reply