Comment faire une paie dans Excel ? Bien que la plupart des organisations soient enclines à utiliser différents types de logiciels de paie ou à sous-traiter certaines sociétés d’externalisation pour fournir des services de paie sans aucun problème, plusieurs raisons justifient cette approche.

Cependant, l’essentiel de tout cela est qu’il faut en fait beaucoup de temps pour effectuer tout le travail de paie manuel et le configurer. En dehors de cela, il consomme également de la main-d’œuvre salariée.

Avec toute la facilité que cela leur permet d’être pris en compte, il existe encore des entreprises qui préfèrent effectuer elles-mêmes le travail de paie (en interne) et le gérer en conséquence et nous vous montrerons ici comment le faire de manière feuille de calcul Excel.

Comment faire une paie dans Excel

Étape 1: ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel vierge. Allez dans le champ de recherche. Écrit « Exceller » et double-cliquez sur la correspondance sous la zone de recherche pour ouvrir un fichier Excel vierge.

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Étape 2: Enregistrez le fichier à l’endroit où vous souhaitez que votre paie soit enregistrée afin qu’il ne soit pas perdu et que vous l’ayez toujours avec vous.

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Étape 3: Dans ce fichier nouvellement créé où seraient stockées toutes les informations de paie de vos employés, créez donc une colonne avec des noms pouvant contenir les valeurs de certains paramètres/variables. Entrez les noms de colonne dans la hiérarchie suivante.

  • Nom de l’employé (colonne A) : contient le nom de votre employé.
  • Rémunération / Heure (Colonne B) – Contient le taux de rémunération horaire de l’employé sans aucun symbole monétaire.
  • Total des heures travaillées (colonne C) – Contient le nombre total d’heures travaillées par un employé en une journée.
  • Heures supplémentaires/heure (colonne D) : taux horaire des heures supplémentaires sans aucun symbole de devise.
  • Heures supplémentaires totales (colonne E) : nombre d’heures supplémentaires des employés en une journée.
  • Salaire brut (colonne F) : montant à payer au salarié sans franchise.
  • Impôt sur le revenu (colonne G) : impôt payable sur les salaires bruts.
  • Autres franchises (le cas échéant) (colonne H) : franchises autres que l’impôt sur le revenu.
  • Salaire net (colonne I) : Paiement que l’employé recevra après toutes les déductions.

Étape 4: Ajoutez les détails dans des colonnes telles que le nom de l’employé dans la colonne A, le nombre d’heures travaillées et le taux de rémunération horaire, etc. Vous devez renseigner les champs sans formule (De la colonne A à la colonne E). L’image suivante montre une meilleure compréhension.

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Dans cet exemple, si vous pouvez voir le total des heures travaillées et le total des heures supplémentaires sont considérés comme mensuels (parce que nous payons l’employé mensuellement, n’est-ce pas ?). Par conséquent, 160 signifie le nombre total d’heures travaillées au cours du mois.

Il en est de même pour le total des heures surdimensionnées. De plus, le salaire/heure et les heures supplémentaires/heure sont en USD, mais peuvent changer en fonction du type de Modène dans votre région.

Étape 5 : Formulez le salaire brut. Le salaire brut n’est rien de plus que la somme du produit salaire/heure, total des heures travaillées et des heures supplémentaires/heure, total des heures supplémentaires.

(Salaire / Heure * Total des heures travaillées) + (Heures supplémentaires / Heure * Total des heures supplémentaires). Dans la paie, il peut être formulé dans la cellule F4 comme = (B2 * C2) + (D2 * E2). Quoi qu’il en soit, c’est une formule simple. Cependant, vous pouvez voir la capture d’écran ci-dessous pour une meilleure compréhension.

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Après avoir utilisé la formule, la réponse est indiquée ci-dessous.

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Faites glisser la même cellule de formule F3 vers la cellule F6.

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Étape 6 : Pour calculer l’impôt sur le revenu, vous devez vérifier combien d’impôt votre employé paie sur le salaire brut total. L’impôt sur le revenu est toujours calculé sur le salaire brut.

Dans ce cas, nous considérerons 15% d’impôt sur le revenu sur tout le salaire brut. La formule de l’impôt sur le revenu devient donc – 0,15 * Paiement brut.

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Qui, en termes de feuille de paie Excel, peut être formulé en cellule G2 comme = 0,15 * F2 (La colonne F contient le montant brut du paiement).

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Faites glisser la même formule dans la cellule G3 vers G6.

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Étape 7 : Vous devez mentionner d’autres franchises, le cas échéant, pour un employé en particulier. Ces franchises peuvent contenir la prime d’assurance santé/vie, les taxes professionnelles, si un emprunt est contracté auprès d’un organisme, etc.

Ajoutez ces valeurs de montant dans la colonne H. S’il n’y a pas d’autre franchise pour un employé en particulier, vous pouvez définir la valeur dans la colonne H pour cet employé à zéro.

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Étape 8 : Maintenant, nous arrivons enfin à Net Pay. Le salaire net n’est rien de plus que le montant crédité sur le compte bancaire de votre employé après toutes les déductions du salaire brut.

Par conséquent, dans ce cas, nous déduirons (soustrayons) l’impôt sur le revenu (colonne G) et les autres franchises (colonne H) qui peuvent être formulées dans la cellule I2 comme = F2- (G2 + H2).

Ici, l’impôt sur le revenu et d’autres franchises sont ajoutés puis soustraits du salaire brut. S’il vous plaît voir l’image ci-dessous pour une meilleure compréhension.

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Faites glisser la même formule de la cellule I3 à la cellule I6.

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C’est ainsi que nous créons la paie dans Excel pour gérer nous-mêmes les choses.

Étape 9 : Ajoutez un par un tous les noms des employés qui travaillent pour vous sur cette paie et définissez le total des heures travaillées, des heures supplémentaires, des franchises et des frais en conséquence.

Pour le salaire brut, l’impôt sur le revenu et le salaire net, il suffit de faire glisser la 4ème cellule des colonnes respectives pour que les détails soient formulés. Ajoutez également une mise en forme aux cellules et ajoutez le total au bas de la feuille. La paie finale devrait ressembler à ceci.

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Après avoir utilisé la formule SUM, la réponse est indiquée ci-dessous.

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Trouvez la somme totale ci-dessous.

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Avec ces étapes simples, nous avons créé notre propre paie dans une feuille Excel de manière simple sans faire appel à des services tiers, vous pouvez la personnaliser à votre guise et vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin de vos employés.

Pourquoi utiliser un tableur

Vous pouvez utiliser un traitement de texte ou une application d’édition de texte pour créer des documents de paie, mais vous devrez toujours utiliser une machine à additionner ou une calculatrice pour compter les totaux.

Les feuilles de calcul sont idéales pour la paie, car ils vous permettent de formater le texte et les étiquettes de la même manière que vous le feriez dans un traitement de texte, tout en fournissant des formules et des calculs faciles à utiliser qui facilitent le calcul du montant que vous devez à vos employés.

Un calcul correct de la paie implique plus qu’une simple addition et soustraction, et les applications de tableur comme Excel permettent de compter relativement facilement le salaire brut, le salaire net et les impôts dus.

Éléments fondamentaux d’un tableur de paie

Les éléments requis dans un tableur de paie ne sont pas compliqués et leur mise en œuvre est relativement simple. Bien sûr, la feuille de calcul doit contenir des champs pour le nom et le numéro de sécurité sociale de chaque employé, mais vous pouvez également inclure des champs supplémentaires.

Selon que vous payez à vos employés des salaires fixes ou des taux horaires, votre feuille de calcul n’aura besoin que d’un seul champ « Salaire brut » ou deux champs pour calculer les gains en fonction des taux horaires multipliés par le nombre d’heures travaillées.

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Pour calculer les gains après impôts, vous aurez besoin des champs pour les retenues, Sécurité sociale. Si votre état a un impôt sur le revenu ou d’autres retenues fiscales, votre feuille de calcul doit également inclure des champs pour ces déductions.

Utiliser un modèle

Créer votre propre feuille de calcul de paie n’est pas difficile, mais il n’y a vraiment aucune raison d’en créer un dans la plupart des cas, à moins que vous ne souhaitiez simplement l’expérience pratique de la création d’un à partir de zéro. Si vous effectuez une recherche sur Internet, vous pouvez trouver des centaines de modèles de paie prêts à l’emploi que vous pouvez personnaliser et utiliser dans des tableurs populaires.

Les modèles de paie sont faciles à télécharger et à personnaliser en modifiant les étiquettes ou en ajoutant des champs au besoin. Si tu utilises Microsoft Excel, Vous pouvez télécharger de nombreux modèles de paie directement à partir du site Web de Microsoft Office.

Si vous utilisez un autre tableur, lancez simplement une recherche dans votre moteur de recherche préféré pour trouver des modèles pour cette application. Après avoir téléchargé un modèle, vous pouvez l’utiliser pour créer des feuilles de calcul régulières à partir de celui-ci. De cette façon, vous n’avez besoin d’apporter les modifications nécessaires au modèle qu’une seule fois.

Excel peut être un excellent outil pour présenter des informations visuellement

Bien qu’il ait tendance à être utilisé pour les feuilles de calcul, Excel peut être bien plus encore. Les itérations modernes du programme peuvent prendre des données et les transformer en tableaux, graphiques et diagrammes visuels, ce qui est idéal pour les présentations et la compréhension en un coup d’œil. Dans le monde à grande vitesse des entreprises modernes, cela peut présenter des avantages significatifs.