Dans ce blog, nous expliquerons en détail comment créer un graphique dans un document Word car en plus de Microsoft Excel Vous pouvez également créer des graphiques avec Word, pour créer des documents de présentation ou des projets dans lesquels afficher des résumés, des rapports, des tendances, etc.
Lorsqu’il est nécessaire d’utiliser un graphique au sein d’un document texte, nous procédons souvent à la création de ce dernier dans Microsoft Excel puis à son importation dans le fichier Microsoft Word. Cette façon de procéder, bien que « théoriquement » correcte, pose de nombreux problèmes, notamment lorsque l’on souhaite modifier sa taille, son format et sa position dans le document Word.
Par exemple, si l’application Excel n’est pas directement intervenue (en double-cliquant sur l’objet graphique importé ou créé dans le document Word), le redimensionnement du graphique entraîne une image floue qui, pire, ne respecte pas les proportions et les distances entre les éléments qui le composent (taille et position de la police utilisée pour les axes, emplacement de la légende, titre, etc.).
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Comment créer un graphique dans un document Word
Cet inconvénient peut être surmonté en utilisant la procédure de création graphique disponible dans Microsoft Word dont nous discutons dans ce tutoriel. La procédure, qui est principalement utilisée par la sous-application Microsoft Graph, ne présente pas de difficultés opérationnelles majeures, notamment pour les utilisateurs qui utilisent régulièrement Microsoft Excel pour créer des graphiques. Analysons-le en détail.
Pour créer un nouveau graphique :
- 1. « Utiliser la commande Graphique » depuis le menu Insertion> Image> Graphique (il ne vous permet pas d’effectuer des calculs dans ses cellules).
- 2. Vous pouvez maintenant décider « insérer les données ou les importer ». Dans le premier cas, les données exemples de la Feuille sont écrasées, si vous avez déjà un tableau créé dans Word, il suffit de le sélectionner avant de lancer la procédure qui vient d’être décrite : les données du tableau Word remplaceront automatiquement les données dans Exemple Fiche technique.
- 3. Si vous avez déjà écrit des données dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez « importer une feuille de calcul Excel dans une feuille de données Word ». Dans ce cas, « utiliser la commande Importer un fichier » dans le menu Edition ou « utiliser le bouton du même nom qui apparaît sur la barre d’outils standard » (Ce dernier est complété par de nouveaux boutons pour gérer les opérations liées à la création du graphe).
- 3. Après avoir indiqué le dossier Excel dans la fenêtre « Importer le fichier », la fenêtre Options d’importation de données apparaîtra sur l’écran dans lequel « vous devez indiquer la feuille de calcul ou une plage de cellules plus limitée » qui contiennent les données.
- Quatre. « Notez que l’option Écraser les cellules existantes est présente » en bas de la fenêtre, il est actif par défaut, car on suppose qu’il est destiné à éliminer les données d’échantillon présentes dans la feuille de données Word ; De plus, toute formule contenue dans les cellules Excel est transformée en valeurs numériques simples.
- 5. Contrairement à d’autres procédures d’importation de données, telles que celles notées en référence à la fusion d’impression, il n’est pas possible d’importer une table Access dans la feuille de données Word : l’inconvénient peut être surmonté en exportant la table Access vers une feuille de calcul Excel puis en important le dernier.
Types de graphiques
Après avoir saisi ou importé les données, il faut choisir le type de graphique que vous allez utiliser pour votre représentation ; Pour afficher la fenêtre « Type de graphique » :
- 1. « Utiliser la commande homonyme du menu Graphique », qui s’ajoute à la barre de menu Word (pour lire les données insérées dans le tableau de la Datasheet, « à la place, utilisez la commande Chaîne par ligne » ou « Séries par colonne », toutes deux disponibles dans le menu « Données »).
- 2. La commande « Options du graphique », toujours présente dans le menu « Graphe », permet de sélectionner, dans les différents onglets de la fenêtre homonyme qui apparaît à l’écran, les options de représentation des objets (titres, axes, grille, légende, étiquettes de données, etc.)
- 3. Qui composent le graphique : il est possible, par exemple, « insérer un titre pour le graphique » et pour les axes, affecter des valeurs ou une grille secondaire aux axes, insérer une légende sur le côté ou une étiquette sur le graphique, renvoyer les données sources dans un tableau à placer à côté du graphique. Les deux fenêtres sont similaires à celles de Microsoft Excel, ne nous attardons donc plus sur leur contenu.
Format des éléments de la lettre
Après avoir construit un graphique, vous pouvez apporter quelques modifications telles que réduire/agrandir les étiquettes ou les valeurs des axes, ajouter/supprimer une grille, changer l’échelle des valeurs des axes, changer la perspective du graphique (si c’est un graphe 3D), etc. Les procédures de mise en forme supplémentaire du graphique sont similaires, encore une fois, à celles utilisées dans Microsoft Excel simplement :
- 1. « Sélectionnez l’élément que vous souhaitez modifier » (vous pouvez utiliser la souris ou sélectionner l’objet dans la liste de la barre graphique intégrée à la barre d’outils standard) puis « faire les modifications via la fenêtre Format » Il est activé par la commande disponible dans le menu rapide ou le bouton du même nom dans la barre d’outils.
- 2. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez modifier l’échelle des valeurs ou l’orientation du texte de l’axe Y, vous devez « double-cliquez dessus » avec la souris, ou choisissez l’élément « Format d’axe » dans le menu rapide : la fenêtre « Format d’axe » apparaîtra à l’écran où nous pourrons effectuer les modifications souhaitées.
- 3. Sinon, si l’on veut simplement déplacer, agrandir ou réduire certains éléments présents dans le graphe (par exemple, le titre, la légende, l’aire du graphe) il suffit, après les avoir sélectionnés, avec « faites-les glisser ou redimensionnez-les ».
Taille et position dans le document
Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires :
- 1. Assez avec « double-cliquer avec la souris en dehors du graphique » pour revenir à l’affichage normal puis au document Microsoft Word ; sinon, pour apporter de nouvelles corrections, il suffit « double cliquer à nouveau sur le graphique et intervenir par les menus et les boutons » éléments supplémentaires qui apparaissent à l’écran.
- 2. Lorsqu’on ne travaille pas en mode édition de données, le graphe est considéré comme tout autre objet inséré dans le document Word et peut donc être redimensionné (c’est le cas de dire… sans aucune crainte !) et placé n’importe où dans le document.
- 3. Si le graphique n’est pas grand, vous pouvez « déplacer, en utilisant les mêmes procédures fournies pour les images ou ClipArt », le texte d’un côté dans ce cas le graphique est sélectionné, la commande « Objet » du menu « Format » (ou la commande « Format d’objet » du menu contextuel) est utilisée et la fenêtre du même nom apparaît sur le écran.
- 4. Dans l’onglet « Mise en page » de la fenêtre « Format d’objet », « sélectionnez le style » Encadré » ou » Fermer « (les deux styles produisent le même résultat car le graphique est de forme rectangulaire) et l’option « Gauche » ou « Droite » dans la section « Alignement horizontal ».
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