Il existe des moyens de dominer votre boîte de réception avant qu’elle ne vous domine. Ensuite, nous vous proposons 9 trucs et astuces Gmail pour vous aider à contrôler votre messagerie.

9 trucs et astuces pour Gmail

01. Planifiez un e-mail à envoyer plus tard

Lire : Comment créer des dossiers dans Gmail

En charge de l’envoi des emails de rejet à 20h, c’est vous ?mais il doit rentrer à temps pour voir la fin de The Bachelorette? Annonçant un gros développement la semaine prochaine mais en route pour les vacances avec « pas de wifi« ? Avec la fonction de Planification de Gmail, vous pouvez décider quand exactement un e-mail est envoyé.

En cliquant sur la petite flèche vers le haut à côté de « Soumettre » et en sélectionnant une heure et une date, vous pouvez rester au courant des délais tout en vivant votre vie.

Lorsque vous avez terminé votre e-mail, cliquez sur la flèche vers le bas en bas à gauche de votre nouvel e-mail à côté du bouton « Envoyer ». Il vous sera demandé de planifier l’expédition.

Cliquez sur cette option et choisissez une date et une heure pour envoyer l’e-mail. Une fois sélectionné, cliquez sur « Planifier l’expédition« et l’email s’enverra sans que vous ayez à poser votre verre de vin.

02. Couper (trackpad) les coins avec des raccourcis clavier

Gmail regorge de des raccourcis clavier qui peuvent rendre la gestion de votre boîte de réception beaucoup plus facile. Regardez l’écran de composition de votre e-mail s’afficher lorsque vous appuyez sur la lettre « C » du clavier, ou consultez automatiquement vos brouillons en cliquant sur B + D. Gmail propose des dizaines de raccourcis personnalisables qui peuvent vous faciliter la vie.

Allez dans → Paramètres → Avancé et activez les raccourcis clavier. Il devrait maintenant y avoir un onglet pour les raccourcis clavier dans la fenêtre des paramètres où vous pouvez afficher et personnaliser vos options. Vous devrez vous assurer que les raccourcis clavier sont également activés dans Paramètres → Général → Raccourcis clavier.

Pour voir un liste complète d’autres options et raccourcis Gmail (y compris un tas d’options regroupées par fonction), maintenez la touche Shift + / enfoncée. Un panneau apparaîtra avec un répertoire de raccourcis.

Certains de vos raccourcis clavier Gmail préférés :

Maj +! : Signaler comme spam (les e-mails que vous n’aimez pas seront * pouf * de votre boîte de réception)

Shift + # : Supprimer (lire ci-dessus)

R : Répondez (répondez rapidement, cela vous évite également l’embarrassant « répondre à tous »)

U : Marquer comme non lu (pour revenir plus tard, à moins bien sûr que vous ayez activé le snooze hack)

C : Composer un nouvel e-mail

A : Répondez à tous (encore une fois, ne confondez pas cela avec le « r »)

E : Archiver un message

Appuyez sur G + (I, D, S ou T) pour accéder à différentes boîtes de réception, e-mails suivis ou brouillons, selon la lettre sur laquelle vous appuyez.

03. Transférer un e-mail

La panique momentanée qui s’installe lorsque vous écrivez « Chère kylie » au lieu de « Cher kendall« Dans ce travail, les e-mails sont désormais et pour toujours traités officiellement. Gmail a désormais la possibilité de récupérer un message envoyé jusqu’à 30 secondes après l’avoir envoyé.

Pour configurer cela, accédez à l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit de votre page d’accueil Gmail, choisissez Paramètres → Général, puis activez le « annuler l’expédition« Vous pouvez décider du temps dont vous disposez avant que l’option de renvoyer des e-mails depuis l’abîme sombre d’Internet ne disparaisse.

Les nerveux peuvent opter pour l’option 30 secondes, tandis que les masochistes peuvent sélectionner cinq secondes.

04. Cet e-mail s’autodétruira en 3, 2, 1…

Envoyer des photos embarrassantes de votre chien en tutu ou des informations confidentielles de l’entreprise est toujours un peu risqué, alors essayez le Fonction d’autodestruction de Gmail. Comme le Snapchat des e-mails, ces messages ne restent dans la boîte de réception du destinataire que le temps que vous souhaitez.

Les e-mails ne peuvent pas être transférés, copiés, collés, téléchargés ou imprimés, et vous pouvez même révoquer l’accès à partir de votre propre compte avant la fin du temps imparti.

Après avoir composé l’e-mail, cliquez sur la petite horloge avec une icône de verrouillage dans la barre d’outils inférieure et sélectionnez le destinataire et la date limite.

Pas assez en sécurité ? Cette nouvelle fonctionnalité vous donne également la possibilité de protéger le message avec un mot de passe, de sorte que le destinataire doit également saisir un mot de passe généré par ordinateur qu’il reçoit par SMS avant de pouvoir l’ouvrir.

Cliquez simplement sur l’option « Code d’accès SMS » sous « Code d’accès requis » et Gmail enverra au destinataire le code d’accès nécessaire pour accéder à l’e-mail. (Noter– Certains comptes Gmail d’entreprise n’ont pas cette fonctionnalité activée.

Et si vous voulez quelque chose d’encore plus sécurisé, essayez un service de messagerie axé sur la sécurité comme Signal.)

05. Vous pouvez

Avec les réponses standardisées de Gmail, vous pouvez configurer et importer rapidement des réponses pré-écrites dans vos e-mails. Cette fonctionnalité est principalement destinée aux entrepreneurs qui envoient le même e-mail à plusieurs reprises à différentes personnes.

C’est le plus récent et le plus paresseux à copier et coller, mais sans l’anxiété de coller accidentellement le mauvais nom dans votre message d’accueil. Il importe même les lignes d’objet et toutes les pièces jointes que vous avez enregistrées avec le modèle d’e-mail. En marquant ces réponses prédéfinies, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin rapidement et efficacement.

Pour activer les réponses prédéfinies, accédez à l’icône des paramètres → Paramètres → Général → activer les réponses prédéfinies (modèles).

Après avoir rédigé votre premier e-mail, cliquez sur l’icône « Plus d’options » à côté de l’icône Corbeille dans la barre d’outils Gmail et sélectionnez « Réponses standard ». À partir de là, sélectionnez « Enregistrer le brouillon en tant que modèle », puis « Enregistrer le brouillon en tant que nouveau modèle ».

À partir de là, il vous demandera de nommer votre modèle ; Disons que j’appelle le mien « Modèle de réseau », et maintenant je peux envoyer cet e-mail chaque fois que j’en ai besoin. Ouvrez simplement un nouvel e-mail, sélectionnez Plus d’options → Réponses standardisées et votre modèle apparaîtra. Lorsque vous cliquez dessus, le nouvel e-mail sera rempli avec le modèle enregistré. Voilà ! Moins d’écriture et plus de réponses prédéfinies.

06. Mettez votre Gmail en mode veille

Recevoir un e-mail stressant après les heures de travail peut vraiment gâcher votre happy hour ou votre temps en famille. Activer le fonction « répéter » de Gmail lorsque vous avez besoin d’une pause dans votre boîte de réception et que les e-mails réapparaîtront à l’heure de votre choix.

Afin de interrompre un e-mail, survolez le message sur votre écran principal Gmail et cliquez sur l’icône représentant une horloge à l’extrême droite. Vous pouvez interrompre le courrier électronique pendant un jour, une semaine, un mois, bon sang, vous pouvez l’interrompre pendant un an.

L’e-mail réapparaîtra dans la « Boîte de réception » lorsque vous serez prêt à répondre. Il y a également une étiquette désignée pour ces e-mails en veille sur le côté gauche de votre boîte de réception, au cas où vous auriez besoin de les trouver plus tôt.

Si cela ne suffit pas pour vous rappeler de répondre à l’e-mail de grand-mère, essayez de cliquer et de faire glisser l’e-mail de votre boîte de réception Gmail directement vers l’onglet Tâches dans le volet droit de l’écran.

L’e-mail de rappel y apparaîtra, avec un lien directement en dessous qui vous mènera directement au message en question. L’intégration de ces e-mails dans votre liste de tâches peut être un moyen efficace de vous rappeler de répondre.

07. L’assistant personnel dont vous ne saviez pas avoir besoin

Au lieu de chercher dans votre boîte de réception Gmail pour trouver la porte d’embarquement de votre vol ou le lieu où vous retrouverez votre mère pour le déjeuner, utilisez le fonction de paiement et d’abonnement pour visualiser et gérer vos vols, réservations de dîners, abonnements et bien plus encore.

C’est comme avoir soudainement un assistant personnel pour lequel vous n’avez pas à payer. Cette fonctionnalité Gmail recherche dans votre boîte de réception toutes les réservations de vol, d’hôtel, de concert, d’événement ou de restaurant que vous avez effectuées et les collecte soigneusement au même endroit. Il garde même une trace des réservations passées et des abonnements qui ont déjà expiré.

Accédez au cercle qui apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran Gmail avec votre photo initiale ou personnelle. Cliquez sur Comptes Google → Paiement et abonnements. Sélectionnez l’option que vous souhaitez voir, qu’il s’agisse d’abonnements, de réservations ou d’achats que vous avez effectués, afin de pouvoir les afficher et les suivre.

08. Mettez-le dans votre compte

La mise à jour de l’onglet Gmail est comme un organisateur personnel gratuit, qui divise votre boîte de réception entre plusieurs onglets différents, y compris les e-mails sociaux (comme Facebook, Twitter et Instagram), les mises à jour (newsletters, etc.), les finances et les promotions.

La bonne chose à propos de cette fonctionnalité est que votre cerveau n’a pas à passer constamment des tâches de l’actualité au travail aux nouvelles photos Facebook taguées de maman et de retour au travail.

Au lieu de cela, choisissez l’étiquette de la boîte de réception avec laquelle vous souhaitez travailler et allez-y et conquérez ces messages non lus. Votre boîte de réception principale contiendra toujours tous les messages les plus importants auxquels répondre, tandis que les autres boîtes de réception seront laissées de côté.

Accédez à l’icône des paramètres → Configurer « Boîte de réception » et sélectionnez les onglets que vous souhaitez filtrer les messages qui arrivent dans « Boîte de réception » de Gmail. Vous pouvez choisir jusqu’à cinq filtres différents.

09. Ne jamais casser la chaîne

Si vous souhaitez copier un collègue dans une chaîne d’e-mails dans Gmail, tapez simplement « +[su nombre] »dans le corps de l’e-mail et sélectionnez leur adresse e-mail. Désormais, cet e-mail les emmènera automatiquement dans la conversation. Oui, vous pouvez également taper leur e-mail dans le champ d’adresse, mais cela vous fera vous sentir mieux.

Vous pouvez également lire : Comment localiser mon téléphone portable avec Gmail

conclusion

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