Beim Versand von Karten und Geschenken ist die Verwendung von Etiketten erforderlich. Und wenn es viele sind und Sie sie nicht von Hand machen möchten, können Sie verwenden Wort dafür. Mal sehen So erstellen Sie Etiketten mit Seriendruck.
Lesen Sie hier, wie Sie Etiketten per Seriendruck füllen und drucken können. Die Vorteile von Seriendruck-Tags liegen auf der Hand:
- Sie haben eine übersichtliche Liste aller Adressen.
- Sie können nach beliebigen Kriterien sortieren.
- Änderungen bis zur letzten Minute sind ohne Aufwand möglich.
Die Praktikabilität und Benutzerfreundlichkeit ist typisch für Word, und aus diesem Grund wollen wir dies Schritt für Schritt erläutern.
So erstellen Sie Serienbriefetiketten
Umschläge und Etiketten können ohne Zusatzprogramme direkt in Word erstellt werden. Das ist wirklich sehr nützlich. Lass erstmal sehen So erstellen Sie Etiketten mit Seriendruck.
Schritt 1: Wählen Sie das Format für das Adressetikett aus
Zum Erstellen von Etiketten stellt Word die Etikettenfunktion zur Verfügung. Zahlreiche Etikettenformate sind bereits standardmäßig verfügbar und können direkt verwendet werden.
- Wählen Sie den Reiter „Korrespondenz“.
- Dann in der Rubrik „Schaffen„, klicke auf „Stichworte“.
- Das Dialogfenster „Umschläge und Etiketten“. Um das richtige Etikettenformat zu ermitteln, wählen Sie das „Optionen“.
- Ein neues Fenster namens „Etikettenoptionen“. Im Bereich „Druckerinformationen“, wählt aus, ob der Etikettendrucker ein Endlosdrucker oder ein Seitendrucker ist.
- Überprüfen Sie Ihre Etikettenverpackung oder den Etikettenbogen selbst, um herauszufinden, um welchen Hersteller und welche Bestellnummer es sich handelt. Wählen Sie dann im Auswahlfenster des Etikettenanbieters die entsprechende Etikettenmarke aus.
- Wählen Sie die Bestellnummer im Bestellnummern-Auswahlfenster aus.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Akzeptieren“.
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Schritt 2: Geben Sie die Adressdaten ein und formatieren Sie den Datensatz
Nachdem Sie das passende Format ausgewählt haben, können Sie die Daten für das Etikett eingeben. Sie haben auch die Möglichkeit, die Adressinformationen von zu verwenden Ausblick.
- Klicken Sie dazu auf das Symbol über dem Eingabefenster für die Adressdaten.
- Das Outlook-Adressbuch wird angezeigt und Sie können die gewünschte Adresse auswählen. Standardmäßig werden die Tag-Daten ohne weitere Formatierung eingetragen.
- Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie formatieren möchten.
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Aktivieren Sie den Befehl „Quelle“ im erscheinenden Kontextmenü.
- Das Dialogfenster „Quelle“ ist verfügbar, und Sie haben die Möglichkeit, den ausgewählten Bereich zu formatieren.
Schritt 3: Drucken Sie einzelne Etiketten oder einen ganzen Etikettenbogen
Es lohnt sich, ein ganzes Blatt mit denselben Etikettendaten zu drucken, wenn Sie wissen, dass Sie diese Daten häufig benötigen. Wenn Sie ein Etikett jedoch nur einmal benötigen, können Sie auch ein einzelnes Etikett drucken.
- Sie wählen zunächst aus, welches Etikett gedruckt werden soll. Auf diese Weise können Sie einzelne Etiketten auf einen Etikettenbogen drucken, bis alle aufgebraucht sind.
- Unten im Dialog „Umschläge und Etiketten“ finden Sie den Bereich Drucken. Standardmäßig ist die Option „Drucken Sie eine Seite desselben Etiketts“ ist aktiv.
- Wenn Sie ein einzelnes Etikett drucken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Anschließend wird festgelegt, welches Etikett gedruckt werden soll. Sie können das Feld „Reihe” um die genaue Zeile und das Feld anzugeben “Spalte“, um die genaue Spalte anzugeben, die auf dem Etikettenblatt gedruckt werden soll.
Schritt 4: Definieren Sie die Etikettenformate selbst
Wenn Ihre Etiketten von keinem Hersteller unterstützt werden oder Sie das passende Etikettenformat nicht finden, haben Sie die Möglichkeit, die passenden Etikettenformate selbst zu erstellen.
- Klicken Sie auf die „Korrespondenz“.
- Im Bereich „Schaffen„, klicke auf „Stichworte“.
- Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Option „Optionen“.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „neues Etikett“.
- Geben Sie einen Namen für Ihr neues Etikett in das Eingabefeld „Verlinke den Namen“. Dieser Name darf noch keinem anderen Label zugeordnet sein.
- Messen Sie nun mit einem Lineal die Werte, die das Programm auf dem Etikettenbogen benötigt. Notieren Sie jeden Ihrer Tag-Werte.
- Im Tag-Vorschaufenster sehen Sie, welche Werte benötigt werden. Geben Sie die zuvor gemessenen Werte in die im Fenster angezeigten Felder ein.
- Das neue Tag-Format wird nur erstellt, wenn alle Tags auf eine Seite passen. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung und Sie müssen die entsprechenden Werte korrigieren.
- Wenn alle Werte korrekt eingegeben wurden, klicken Sie auf „Akzeptieren“.
- Jetzt können Sie die gewünschten Kontaktdaten für das Label eingeben.
Vor dem ersten Drucken auf Etikettenpapier wird empfohlen, einen Testdruck auf einem leeren Blatt Papier zu machen. Sie können dann mit dem Etikettenbogen vergleichen und prüfen, ob er an den richtigen Stellen gedruckt wurde.
So können Sie die Einstellungen korrigieren, ohne teures Etikettenpapier zu verschwenden.
Schritt 5: Drucken Sie die Adressen direkt auf einen Umschlag
Um die Umschläge zu erstellen, müssen Sie Folgendes tun:
- Klicken Sie auf die „Korrespondenz“.
- Im Bereich „Schaffen„, klicke auf „Umschläge“.
- Wählen Sie den Empfänger und den Absender aus, indem Sie auf das Agenda-Symbol neben der Adresse des Empfängers und neben der Adresse des Absenders aus Ihren Outlook-Kontakten klicken. Oder Sie geben die Adressen selbst in die entsprechenden Felder ein.
- Drück den Knopf „Optionen“.
- Hier wählen Sie zunächst das Format des Umschlags aus.
- Dann definiere das „Quelle“ was du willst.
- Mit einem Klick auf den Reiter „Druckoptionen“, können Sie auch die Briefumschlagzufuhrmethode angeben.
- Klicke auf „Akzeptieren“.
Schritt 6: Erstellen Sie die Etiketten in einem Seriendruck
Sie können jetzt Serienbriefetiketten und -umschläge erstellen. Somit können Etiketten für alle ausgewählten Kontakte erstellt werden.
- Gehen Sie dazu auf „Korrespondenz“.
- Klicke auf „Schaltfläche „Korrespondenz starten“.“.
- Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf „Stichworte“.
- Es erscheint ein neues Fenster „Etikettenoptionen„, klicke auf „Akzeptieren“. Wenn Sie in Ihrem Dokument keine Tag-Grenzen sehen, aktivieren Sie das „Tischwerkzeuge“ und wählen Sie das Vorlagenraster aus. Tabellengrenzen werden jetzt im Dokument angezeigt.
- Jetzt ist es an der Zeit, die Datenquelle auszuwählen. Im selben Abschnitt von „Seriendruck starten„, klicke auf „Empfänger auswählen“.
- Hier sind die Optionen“Neue Liste eingeben“, „Vorhandene Liste verwenden“ und „Aus Outlook-Kontakten auswählen“. Wählen Sie die Liste aus, mit der Sie arbeiten möchten.
- Nachdem Sie den gewünschten Kontaktordner geöffnet haben, können Sie die gewünschten Adressen auswählen. Standardmäßig wird die Auswahl aller Kontakte vorgeschlagen. Über die Checkboxen vor den einzelnen Einträgen können Sie Kontakte ausschließen.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Akzeptieren“.
- Richten Sie nun die erforderlichen Seriendruckfelder auf dem ersten Tag ein. Klicken Sie dazu auf das „Serienbrieffeld einfügen“ in der Gruppe „Felder schreiben und einfügen“.
- Nachfolgend finden Sie alle verfügbaren Felder. Die einzelnen Felder können Sie per Mausklick übernehmen.
- Taste drücken [Espacio] einmal zwischen zwei Feldern. Mit der Taste können Sie eine Zeile nach unten gehen [Enter]. Bisher haben Sie nur den ersten Tag mit den Feldern der Reihe beschrieben. Um die Felder der Serie auf alle Etiketten anzuwenden, aktivieren Sie das Symbol „Tags aktualisieren“. Das bedeutet, dass die Felder der Serie auf alle Etiketten übertragen werden.
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Um Etiketten in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf „Ergebnisvorschau“. Verwenden Sie das Symbol „Abschließen” um die Dokumente sofort auszudrucken.
Sinnvoller ist es jedoch, den Befehl „Einzelne Dokumente bearbeiten“. Dann wird ein neues Dokument mit allen ausgewählten Kontakten erstellt. Hier können Sie die individuellen Kontaktdaten anpassen und bei Bedarf jederzeit ausdrucken.
